Cyfryzacja państwa w czasie kryzysu

Od rozpoczęcia przez Rosję wojny z Ukrainą polską granicę przekroczyło w sumie blisko 4,3 mln osób – głównie kobiet i dzieci. Największy ruch migracyjny miał miejsce w ciągu kilku pierwszych tygodni konfliktu. Dla części z uchodźców byliśmy krajem tranzytowym, część po pobycie na naszym terytorium wróciła do domu. Szacuje się jednak, że ok. 2 mln z nich zdecydowało się u nas zostać. To oznacza, że doszło do bezprecedensowej sytuacji, w której liczebność osób korzystających z usług publicznych wzrosła o 6-7 procent w bardzo krótkim czasie. O tym, jakie wyzwania oznacza to dla polskiej administracji publicznej i jak rozwiązania informatyczne mogą ją wspierać w obsłudze uchodźców opowiedział Sławomir Szmytkowski, Wiceprezes Zarządu w Asseco Poland.

Jakie konsekwencje dla instytucji administracji państwowej w Polsce ma wojna za naszą wschodnią granicą?

Sławomir Szmytkowski (S.Sz.): Rosyjska agresja spowodowała, że nasza administracja publiczna stanęła przed ogromnym wyzwaniem. Jak systemowo zaopiekować się setkami tysięcy ukraińskich matek z dziećmi, które uciekają przed rosyjskim terrorem? Jak zaadresować ich podstawowe potrzeby: zakwaterowanie, leczenie, przedszkole, szkołę? Jak umożliwić podjęcie pracy? Koniecznością stało się zapewnienie regularnego finansowania, które dają m.in. świadczenia rodzinne, takie jak 500+ czy Rodzinny Kapitał Opiekuńczy. Dodatkowym wyzwaniem stało się zorganizowanie finansowego wsparcia dla setek tysięcy polskich domów, które przyjęły pod swój dach i na swój koszt ukraińskie rodziny szukające schronienia przed wojną.

W jakich więc obszarach technologia może stanowić wsparcie dla urzędów i instytucji?

W zasadzie w każdym. W dzisiejszych czasach, kiedy dostęp do internetu jest powszechny, a większość z nas dysponuje komputerem, tabletem czy smartfonem, praktycznie cały zakres usług publicznych może być świadczony szybciej, lepiej, taniej i bez użycia papieru. W efekcie, w niemal każdym obszarze wdrożenie odpowiednich usług cyfrowych będzie stanowiło realne wsparcie dla obywateli. Jak zawsze, ale szczególnie w sytuacjach kryzysowych, istotny jest czas. A jeśli efekt ma być osiągnięty szybko, rozwiązanie nie może być przeregulowane i musi być możliwie podatne na algorytmizację. Musi też być w pełni elektroniczne, gdyż dokumenty papierowe są źródłem wielu błędów i niejasności, których można uniknąć dzięki doraźnej weryfikacji poprawności i kompletności wniosku elektronicznego. Dlatego kluczowa jest legislacja! Wskazanie w regulacjach właściwych mechanizmów w zakresie identyfikacji czy walidacji ma fundamentalne znaczenie i pozwala zapewnić automatyzację procesów obsługi. Ostatnie dwa lata to szczególny czas. Od marca 2020 roku, kiedy wybuchła pandemia koronawirusa, Asseco, jako największy dostawca IT dla administracji publicznej w Polsce działa pod olbrzymią presją oczekiwań możliwie szybkich efektów, co oznacza permanentny wyścig z czasem. Odpowiedź na pytanie o terminy realizacji szeregu projektów, jak np. uruchomienie wypłat świadczenia postojowego czy obsługi Polskiego Bonu Turystycznego brzmiała: „najszybciej jak się da”. W przypadku wsparcia dla obywateli Ukrainy potrzebne było możliwie szybkie uruchomienie systemowego programu wsparcia dla matek z dziećmi – analogicznych świadczeń, jakie otrzymują z ZUS polskie rodziny.

Asseco ma długoletnie doświadczenie w procesie cyfryzacji państwa. W jakim zakresie współpracujecie z administracją?

S.Sz.: Asseco od lat jest strategicznym partnerem państwa w obszarach krytycznych usług publicznych. Ze względu m.in. na wagę opieki zdrowotnej, dopłat bezpośrednich dla rolnictwa czy wreszcie wypłat świadczeń społecznych ponosimy istotny ciężar odpowiedzialności za codzienne funkcjonowanie państwa jako organizacji. A ostatnie dwa lata to działanie w warunkach kryzysowych. Uruchomienie w kwietniu 2020 roku, po 4 tygodniach ciągłej pracy, obsługi świadczeń postojowych dla osób bez przychodów w wyniku lockdownu oznaczało 2,5 mln wypłat na kwotę 4,8 mld zł. Kolejny przykład to zwolnienia z opłacania składek na ZUS dla zagrożonych upadłością przedsiębiorców, czyli 13 mld zł dla ponad 2 mln firm, co przełożyło się na 6,5 mln uratowanych miejsc pracy! To były olbrzymie wyzwania nawet dla zespołu przyzwyczajonego do częstego i szybkiego (często bez vacatio legis) dostosowywania dużego systemu informatycznego. Kolejne projekty realizowane w reżimie sytuacji nadzwyczajnej, w tym w pełni zelektronizowana i zautomatyzowana wypłata dodatku solidarnościowego spowodowały, że ZUS zaczął być postrzegany jako organizacja, która bardzo dynamicznie i skutecznie uruchamia cyfrowe usługi publiczne, wynikające z potrzeby chwili.

Rzeczywiście, to jak ZUS poradził sobie z wypłacaniem nowych świadczeń zostało pozytywnie odebrane przez rząd, który podjął decyzję o przeniesieniu do tej instytucji części świadczeń do tej pory obsługiwanych przez inne urzędy. Przykładem jest świadczenie wychowawcze 500+, które dotychczas wypłacały samorządy.

S.Sz.: Zgadza się. Od czerwca br. to świadczenie jest już wypłacane przez ZUS. Oprócz tego rząd podjął decyzję o obsłudze przez ZUS innych świadczeń na rzecz rodziny w ramach programów: Dobry Start (300+), Rodzinny Kapitał Opiekuńczy czy dopłat do żłobków. Oznacza to blisko 4 mld niższe koszty ich obsługi w perspektywie do 2030 roku. W oparciu o architekturę Kompleksowego Systemu Informatycznego, ZUS był również w stanie uruchomić usługi w zakresie świadczeń rodzinnych dedykowanych dla dzieci i ich opiekunów z Ukrainy. Wypłaty ruszyły w pierwszej połowie maja.

Konieczność wykorzystywania nowych rozwiązań technologicznych przez administrację publiczną jest niewątpliwa. Są to jednak bardzo skomplikowane procesy, których końcowymi obiorcami są miliony obywateli. Co szczególnie na uwadze powinny mieć instytucje w zakresie ich wdrażania?

To zależy od tego, jakie cele i kryteria ich osiągania przyjmie państwo. Jeżeli cyfrowe usługi publiczne  mają być uruchamiane szybko, skutecznie i być wysokodostępne konieczne jest stosowanie modeli realizacji sprawdzonych przez zorganizowane i zaawansowane technologicznie państwa, takie jak kraje skandynawskie, Holandia, Wielka Brytania czy Estonia. A to oznacza, że angażowanie przez państwo podmiotów komercyjnych jest istotnym czynnikiem sukcesu. Innym jest nadanie właściwego znaczenia kryterium ceny – w krajach skandynawskich rzadko jego waga jest większa niż 20-30 proc. W myśl zasady, że z trzech wymiarów: jakość – termin – koszt, w praktyce dobrą wartość można uzyskać tylko w dwóch. Generalnie jednym z wniosków z ostatnich dwóch kryzysowych lat jest potrzeba zredefiniowania stosowania Prawa zamówień publicznych w IT. System powinien być zorientowany na sprawne i skuteczne realizowanie rozwiązań i dostarczanie bezpiecznych oraz wydajnych cyfrowych usług publicznych, bo widać, że jest to możliwe. Konieczne jest premiowanie rzetelności i ciągłości. Odrębną kwestią jest natomiast potrzeba dostosowania regulacji, które w obecnym kształcie w wielu sytuacjach blokują wdrażanie rozwiązań stricte elektronicznych czy zastosowanie pełnej automatyzacji obsługi procesu. Barierą jest np. kwestia konieczności zastosowania dokumentu w formie papierowej czy nadmiarowy udział czynnika ludzkiego w procesie, który tego nie wymaga, bo algorytm obsługi jest jednoznaczny i może być zrealizowany automatycznie.

Dziękuję za rozmowę!

S.Sz.: Dziękuję!

Sławomir Szmytkowski od 2019 r. pełni funkcję Wiceprezesa Zarządu Asseco Poland, gdzie  odpowiada, m.in. za obszar ubezpieczeń społecznych, rolnictwa oraz administracji rządowej.