Jak zmiany w prawie wpływają na rozwój technologii w administracji państwowej

Zmiany w prawie stanowią jeden z czynników powodujących rozwój technologii. W administracji państwowej, szczególnie w czasie pandemii często są wynikiem bieżących decyzji i odpowiedzią na potrzeby społeczne i gospodarcze. Mają bezpośredni wpływ na rozwój usług cyfrowych i są pretekstem do tworzenia nowych rozwiązań, które upraszczają i przyspieszają procesy, zmieniają jakościowo pracę ludzi i poprawiają obsługę klientów. O wpływie prawa na rozwój technologii i o tym jak zaawansowana informatyka zmienia jakościowo administrację publiczną na przykładzie współpracy z ZUS mówi Arkadiusz Wójcik, Dyrektor Pionu Ubezpieczeń Społecznych Asseco Poland.

Paperless w administracji państwowej

Wyeliminowanie procedur papierowych to jedno z większych wyzwań w obszarze cyfryzacji administracji państwowej. Odejście od papieru na rzecz rozwiązań cyfrowych ma wymierne korzyści dla instytucji, ale przede wszystkim dla klienta końcowego czyli obywatela. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązań przyspiesza procesy, pozwala na uniknięcie błędów po stronie klienta i sprawia, że łatwiej przechodzi on całą procedurę administracyjną. Klient wypełniając samodzielnie formularz papierowy często nie wie co należy wpisać w poszczególnych rubrykach lub wpisuje niepoprawne dane. Wprowadzenie elektronicznego formularza, który jest interaktywny i podpowiada konkretne odpowiedzi powoduje, że dopełnienie formalności w postaci złożenia wniosku staje się łatwiejsze i szybsze. Paperless niesie za sobą korzyści również dla samej instytucji. Daje wymierne oszczędności finansowe – im więcej procesów cyfrowych, tym większa skala oszczędności, które w skali roku mogą sięgać  setek tysięcy, a nawet milionów złotych. To efekt ograniczenia, a nawet całkowitej eliminacji kosztów papierowego obiegu dokumentów.

W kwietniu ubiegłego roku stanęliśmy przed dużym wyzwaniem związanym z obsługą informatyczną tarcz antykryzysowych. Jesteśmy firmą, która szybko dostosowuje się do oczekiwanych przez rynek zmian, a dzięki zaawansowanej informatyce udało nam się zrealizować wszystkie zadania, które postawił przed nami ZUS. Nasze rozwiązania dostosowujemy do bieżących regulacji prawnych. Dynamika zawsze była ważną wartością naszych działań. Dzięki takiemu podejściu od 30. lat możemy realizować nawet najbardziej skomplikowane projekty informatyczne.

Automatyzacja procesów

Wdrażanie nowych technologii determinowanych przez zmiany prawa wiąże się również z automatyzacją procesów. I nie chodzi tu o robotyzację, czyli wykonywanie przez komputer dokładnie tych samych czynności, które wykonywałby człowiek. Dzięki eliminacji (lub znaczącemu ograniczeniu) uczestnictwa człowieka w procesach biznesowych można je gruntownie przebudować, uprościć i przyspieszyć.

W kwietniu ubiegłego roku w związku z wprowadzeniem tarczy antykryzysowej ZUS otrzymał bardzo dużo nowych obowiązków związanych z jej realizacją. Jednocześnie nie został zwolniony z bieżącej pracy, którą wykonywał do tej pory. Musiał także realizować dodatkowe zadania przy tym samym zespole, w utrudnionych warunkach pracy zdalnej i często z ograniczonym dostępem do zasobów. Dlatego ważnym zadaniem było zautomatyzowanie nowych procesów, aby realizacja zadań mogła odbywać się przy jak najmniejszym zaangażowaniu ludzi. Dotychczas tego rodzaju prace związaną z obsługą wniosków w dużym stopniu wykonywał człowiek. Każdy papierowy wniosek przechodził przez ręce pracownika ZUS, musiał być przez niego zelektronizowany, czyli wprowadzony do systemu, zweryfikowany i obsłużony. Na tej podstawie w ciągu 30 dni od złożenia wniosku, była podejmowana decyzja. Wykorzystanie szytych na miarę, pod konkretne potrzeby, rozwiązań informatycznych pozwoliło zautomatyzować cały proces od wypełniania wniosku przez klienta do wydania decyzji po stronie ZUS i klient otrzymywał decyzję o przyznaniu świadczenia postojowego, ulgi w płaceniu składek czy zwolnieniu z opłacania składek praktycznie od ręki. Dzięki temu do 90 proc. wszystkich wniosków udało się obsłużyć automatycznie.

Tworzenie nowej wartości

W Polsce mamy bardzo dużo, różnych zbiorów danych obywateli. Największe bazy to m.in. dane zgromadzone w ZUS czy baza PESEL. Często informacje z różnych miejsc są potrzebne do podjęcia decyzji w konkretnej sprawie. Integracja danych pozwala usprawniać procesy obsługi, tworzyć nową wartość w postaci nowych produktów czy usług, a także przyspiesza procesy podejmowania decyzji administracyjnych. Aby było to możliwe wcześniej niezbędne są zmiany w prawie, które wpływają na rozwój technologii i determinują wprowadzanie nowych usług. Przykładem może być obsługa tarczy Polskiego Funduszu Rozwoju. By ją zrealizować potrzebna była integracja danych pomiędzy różnymi instytucjami państwowymi. Decyzję o przyznaniu finansowania PFR podejmował m.in. na podstawie informacji na temat danego przedsiębiorcy czy nie posiada zadłużenia w ZUS i urzędzie skarbowym. Informatyka pozwoliła szybko i sprawnie obsłużyć ustawę, szczególnie w momencie, gdy czas grał istotną rolę. Zintegrowanie PFR m.in. z systemem ZUS pozwoliło na przyspieszenie procesu podejmowania decyzji o przyznaniu pomocy finansowej. Instytucje mogły praktycznie bezobsługowo wymieniać się danymi.

Innym przykładem kiedy zmiana prawa powoduje rozwój technologii jest realizacja projektu Polski Bon Turystyczny. W tym przypadku niezbędne było wykorzystanie danych z urzędów gmin, które obsługują program 500+. Osobom, które są uprawnione do tego świadczenia należał się także bon turystyczny. Udało się stworzyć swego rodzaju system płatności, odpowiednik karty płatniczej z należną kwotą, którą można „płacić” za wybrane usługi turystyczne. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik hotelu czy innego obiektu turystycznego loguje się do systemu ZUS, a posiadacz bonu turystycznego otrzymuje sms-em specjalny kod, który podaje, by móc zrealizować bonem płatność za pobyt czy inną usługę turystyczną. W ten sposób powstał złożony system płatności, sprawdzony mechanizm, na podstawie którego można tworzyć mnóstwo usług dla obywateli. Jest to także nowoczesna forma systemu rozliczeń państwo – obywatel, która może być wykorzystywana przy innych, nowych usługach.

Dzięki takim zaawansowanym rozwiązaniom informatycznym administracja państwowa może prowadzić działania koncentrujące się na obywatelu i dostarczać usługi oraz obsługę o standardzie podobnym do usług świadczonych przez podmioty komercyjne.