e-Doręczenia – rewolucja w komunikacji pomiędzy administracją publiczną i firmami

Kolejnym krokiem w cyfryzacji państwa i ograniczania ilości papierowych dokumentów są obowiązujące od niedawna przepisy dotyczące doręczeń elektronicznych. Wprowadzają one usługę rejestrowanego e-doręczenia pozwalającą na przesyłanie listów poleconych w postaci elektronicznej. Co istotne, skutek prawny takiego e-doręczenia korespondencji jest równoważny tradycyjnemu doręczeniu papierowych dokumentów. Zmiany w prawie wprowadzają postać elektroniczną jako domyślną w komunikacji z administracją. Zarówno podmioty publiczne, jak i przedsiębiorcy będą zobowiązani do posiadania adresu do e-doręczeń. Jednak pełen proces cyfryzacji rozpisany jest na kilka lat.

e-Doręczenia sposobem na cyfryzację dokumentacji

Usługa e-doręczenia umożliwia otrzymywanie i wysyłanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Ta forma komunikacji znajdzie zastosowanie pomiędzy podmiotami publicznymi (np. administracją publiczną), jak i niepublicznymi (prywatne firmy) i będzie równoważna z wysłaniem listu poleconego lub osobistą wizytą.

Ustawa przewiduje trzy typy usług związanych z elektronicznym doręczaniem korespondencji, są to:

• publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – do jej świadczenia zobowiązany jest operator wyznaczony, którym jest obecnie Poczta Polska. Usługa ta umożliwi przesłanie danych między stronami drogą elektroniczną i zapewni dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania, oraz zapewni ochronę przesyłanych danych przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.
• publiczna usługa hybrydowa – będzie świadczona przez operatora wyznaczonego, polega na dostarczaniu wiadomości elektronicznej w postaci papierowej do osób, które z różnych względów nie chcą lub nie mogą skorzystać z usługi elektronicznej. W ramach usługi hybrydowej dokument elektroniczny jest przekazywany publicznemu dostawcy usługi e-doręczeń, który go drukuje i dostarcza w formie papierowej adresatowi.
• kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – będzie świadczona przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Kwalifikowani dostawcy będą zobowiązani zapewnić narzędzia umożliwiające jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach usługi. Takie doręczenia elektroniczne będą musiały spełnić konkretne wymogi. Usługa ma być świadczona przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, który z dużą pewnością musi zapewnić identyfikację nadawcy oraz adresata, datę i czas wysłania. Najważniejsze elementy kwalifikowanej usługi e-doręczenia:
• dane wysłane i otrzymane przy jej użyciu korzystają z domniemania integralności danych,
• dane wysyłane są przez zidentyfikowanego nadawcę i otrzymuje je zidentyfikowany adresat,
• dokładność daty i czasu wysłania oraz otrzymania danych (przesyłki) wskazanych przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Skrzynka do doręczeń elektronicznych

W celu skorzystania z usługi e-doręczenia zarówno podmioty publiczne, jak i niepubliczne będą posiadały adres do doręczeń publicznych. Adres do doręczeń będzie unikalnym numerem identyfikacyjnym, składającym się z 36 cyfr jednoznacznie powiązanych z podmiotem będącym właścicielem, nadawany przez Ministra ds. Informatyzacji. Informacje o nadanym adresie przechowywane są w Bazie Adresów Elektronicznych. Do bazy adresów elektronicznych, co do zasady wpisuje się jeden adres do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu, jednak występują wyjątki dla przedsiębiorców oraz podmiotów takich jak np. adwokaci, notariusze, radcy prawni (którzy mogą posiadać dodatkowe adresy).

Adres do e-doręczeń będzie wykorzystywany w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Docelowo cała korespondencja podmiotów publicznych nadawana będzie w postaci elektronicznej.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

Usługa rozłożona w czasie

Zarówno podmioty publiczne, jak i przedsiębiorcy będą zobowiązani do posiadania adresu do e-doręczeń. Obowiązek korzystania jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju podmiotu. Jako pierwsze, będą korzystały z tej usługi organy administracji rządowej oraz prawnicy i adwokaci, którzy mają na to czas do 5 lipca 2022 roku. Podmioty publiczne będą w całości zobowiązane do korzystania z usługi e-doręczeń, a jako ostatnie dołączą sądy w 2029 roku, natomiast wszystkie firmy powinny zacząć korzystać z usługi do roku 2026 (zarówno spółki, jak i prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą).

Podmioty publiczne:

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego – 5 lipca 2022 r.
• NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – 5 lipca 2022 r.
• Uczelnie wyższe, PAN – 1 stycznia 2023 r.
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – 1 stycznia 2024 r.
• Niewymienione wcześniej podmioty publiczne – 1 stycznia 2025 r.
• Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – 1 października 2029 r.

Podmioty niepubliczne:

• Podmioty niepubliczne mające wpis w KRS – 5 lipca 2022 r.
• Podmioty niepubliczne mające wpis w CEIDG – 30 września 2026 r.
• Jeśli podmiot uzyskał wpis do KRS przed 5 lipca 2022 r., to ma on obowiązek utworzyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2022 r.

Dlaczego warto skorzystać?

e-Doręczenia, będące usługą zaufania, dadzą ich użytkownikom bezpieczeństwo oraz pewność skutków prawnych. Korzystając ze skrzynki do e-Doręczeń otrzymujemy gwarancję:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata,
• tajemnicy korespondencji,
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych,
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru,
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania oraz otrzymania korespondencji,
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-doręczeń odbiorcy.

Ustawa o e-doręczeniach pozwala na wymianę korespondencji w formie elektronicznej z odpowiednią mocą prawną i usprawni komunikację. Docelowo wysyłanie i odbieranie ważnych pism będzie możliwe niezależnie od miejsca pobytu oraz niezwłocznie po ich nadaniu, zmniejszą się również koszty korespondencji co ułatwi pracę i przyśpieszy realizację zadań.

Państwowy Dostawca czy Kwalifikowany?

Obywatel i przedsiębiorca będą mieli swobodę wyboru dostawcy, może to być Państwowy Dostawca, którym jest Poczta Polska lub Kwalifikowany Dostawca Usług Zaufania np. Asseco Data Systems. Warto podkreślić, że wybierając jako operatora Państwowego Dostawcę, w ramach usługi PURDE, e-doręczenia będzie można wysyłać jedynie do jednostek administracji publicznej. Natomiast korzystając z usług Kwalifikowanego Dostawcy Usług Zaufania e-doręczenia, będzie można wysyłać zarówno do urzędów, firm prywatnych, jak i do podmiotów zagranicznych w ramach różnych modeli np. poprzez integrację API usługi e-Doręczeń z istniejącymi u przedsiębiorców rozwiązaniami biznesowymi m.in. systemami kancelaryjnymi czy obiegu dokumentów. Szczególnie tutaj należy podkreślić datę 1 października 2022 w kontekście obowiązkowego podłączenia do systemu podmiotów wpisanych do KRS.

Ponadto dostawcy komercyjni dają narzędzia do zarządzania przesyłkami w ramach organizacji oraz możliwość zwiększenia liczby użytkowników, co przy jednym adresie i jednej skrzynce może zasadniczo ułatwić obsługę korespondencji. Będzie to duże uproszczenie zwłaszcza dla organizacji wieloodziałowych, które będą musiały obsłużyć dużą liczbę wiadomości.

Asseco Data Systems jako dostawca kwalifikowanych usług zaufania cały czas rozwija portfolio oferty i wzbogaca je o nowoczesne rozwiązania, dlatego też aktualnie trwają prace nad uruchomieniem kwalifikowanej usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych (eDoręczenia).

Artur Miękina

Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych, Asseco Data Systems