Paperless to konieczność

Pandemia zweryfikowała transformację cyfrową w Polsce. Z jednej strony ją przyspieszyła, ale z drugiej obnażyła braki w organizacjach. Większość liderów zdaje sobie sprawę z konieczności cyfryzacji i z korzyści jakie jej towarzyszą, jednak poziom implementacji pokazuje, że jeszcze jest dużo do zrobienia.

Dlaczego cyfryzacja dokumentów jest ważna dla gospodarki?

W czasach, gdy paperless stał się niejako trendem, ważnym jest wskazanie jego definicji. Jest to nowa forma realizacji procesów biznesowych, która zakłada wyeliminowanie papieru w firmie jako nośnika dokumentów. Polega na zaprojektowaniu i wdrożeniu nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań, które mogą doprowadzić do gruntownego przebudowania procesów firmowych, a docelowo nawet całego przedsiębiorstwa. Wdrożenie paperless pozwala na osiągnięcie zdecydowanie lepszych wyników biznesowych, przy równoczesnym zachowaniu lub wzmocnieniu parametrów bezpieczeństwa i realizacji wymogów regulacyjnych. A to dzięki zachowaniu dowodów prawnych czynności realizowanych cyfrowo w firmie oraz na styku z klientem i administracją publiczną. To właśnie wartość dowodowa (prawna) jest jedną z największych wartości w przemyślanej transformacji cyfrowej.

Jaki jest potencjał biznesowy tego trendu?

Rynek zaczyna wyglądać obiecująco, jednakże do pełnego sukcesu jeszcze daleka droga. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele. Organizacje coraz częściej mają świadomość, że cyfryzacja procesów biznesowych to konieczność, ze względu na aktualnie panującą sytuację, rosnące wymagania klientów czy konkurencyjność na rynku. Bardzo istotnym elementem blokującym rozwój jest często brak odpowiednich kompetencji w organizacji. Brakuje osób, wąsko wyspecjalizowanych, które byłyby w stanie przeprowadzić estymację kosztów, oszacować oszczędności i zaplanować cały proces paperless od A do Z. Do przeprowadzenia wymagane są bowiem kompetencje techniczne, organizacyjne i prawne, a bardzo często niezbędne jest także mocne poparcie na poziomie zarządu, aby je wdrażać. Organizacjom brakuje liderów zmiany, którzy nie tylko mieliby takie kompetencje, ale byli promotorami tychże zmian w organizacji. Widzimy dużą potrzebę edukacji rynku, dlatego wraz z partnerami uruchomiliśmy inicjatywę #BiznesBezPapieru, której głównym celem jest szerzenie wiedzy o cyfryzacji.

Jak Polska wypada na tle innych krajów?

O procentach trudno w tej chwili mówić, zwłaszcza że ostatni rok wiele zmienił. Z badań dostępnych w raporcie „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi” z marca 2020, wynika, że, ponad 90 proc. przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę z równoważności podpisu elektronicznego z tradycyjnym podpisem odręcznym, jednak zaledwie połowa firm w tamtym czasie wdrożyła rozwiązania pozwalające podpisywać dokumenty cyfrowo. Gro z nich nie było przygotowanych do tego operacyjnie i finansowo, dlatego też uważam, że jeszcze wiele pracy przed nami. Cyfryzacja, która powinna być traktowana priorytetowo, przez większość sektorów gospodarki została doceniona dopiero w trudnym czasie pandemii. Chociaż wiele z pożądanych dziś produktów i usług jest dostępnych na rynku od kilku lat, dla dużej liczby firm okazały się niemal objawieniem. Moim zdaniem pokazuje to, jaka jest natura człowieka, który często woli omijać wymagające tematy. Transformacja cyfrowa wymaga bowiem: odwagi biznesowej, zmiany strategii, procesów i doboru właściwych narzędzi – jest to duże wyzwanie, którego firmy obawiają się podejmować lub odkładają go w czasie. Wiele z krajów UE wyprzedza nas, jeśli chodzi o podejście do kompleksowej cyfryzacji i to znacznie. The Digital Economy and Society Index (DESI) wskazuje, że poziom cyfryzacji biznesu w Polsce jest jednym z najniższych w UE.

Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych, Asseco Data Systems

Wypowiedź ukazała się w tekście Transformacja wymaga odwagi, „Puls Biznesu”, 03.03.2021.