Cyfrowa transformacja jako katalizator wspierający odporność firm na COVID-19

Czym jest „paperless” i dlaczego jest teraz szczególnie ważny? Na co uważać rozpoczynając proces transformacji cyfrowej? Jak w praktyce przebiega wdrożenie usług zaufania? Odpowiedzi m.in. na te pytania poznali uczestnicy webinaru „Cyfrowa transformacja jako katalizator wspierający odporność firm na COVID-19”, która odbyła się 3 listopada br. Wydarzenie zorganizowała kancelaria Deloitte Legal m.in. we współpracy z Asseco. Moderatorem spotkania był Artur Miękina, ekspert w dziedzinie usług zaufania i Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.

W spotkaniu uczestniczyło ponad 200 osób. W trakcie spotkania wzięły one udział w ankiecie, z której wynika że blisko połowa z nich wdrożyła i zamierza dalej wdrażać rozwiązania pozwalające na cyfrowe kontraktowanie i obieg dokumentów. Z kolei ok. 25 proc. planuje taki projekt

Do tej pory, gdy zajmowaliśmy się procesami paperless, padało pytanie „Czy to robić?”. To był towar luksusowy. W tej chwili pytaniem nie jest już „Czy to robić?” tylko „Jak to robić?” – powiedziała Marta Gocał, Radca Prawny, Managing Associate, Deloitte Legal.

Przedstawicielka Deloitte Legal zwróciła jednocześnie uwagę na ryzyka szybkiej digitalizacji, wśród których wymienić należy kwestie technologiczne, cyberbezpieczeństwa, user experience oraz wyzwania prawne. Właśnie brak zgodności z przepisami prawa oraz brak „know-how” w organizacji uczestnicy webinaru wskazali jako główne bariery w digitalizacji firmy. Wyniki drugiej ankiety zrealizowanej w trakcie spotkania pokrywają się z wnioskami z raportu „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”, w którym te czynniki również zostały wskazane jako wzbudzające największe obawy.

Know-how w organizacji to jest bardzo ważny temat. Dziś mamy taką mnogość rozwiązań, że firmy się gubią. Mamy podpis kwalifikowany, profil zaufany, profil w bankowości, e-pieczęć. Polski rynek, który nie ma jednego standardu, używa wielu rozwiązań, więc wybranie odpowiedniego i prawnie dozwolonego stanowi duże wyzwanie. Know-how w biznesie jeszcze się buduje – podsumowała wyniki ankiety Monika Ścibor-Staniszewska Z-ca Dyrektora Departamentu Jakości i Automatyzacji Procesów Operacyjnych w Santander Consumer Bank, gdzie już na przełomie 2018/2019 rozpoczęto wdrażanie usług zaufania. Gdyby nie te rozwiązania, to teraz, w czasach nowej normalności, byłoby nam bardzo ciężko prowadzić biznes. Jeżeli chodzi o podpis kwalifikowany, korzystamy z niego już drugi rok w ramach różnych procesów w obszarze: audytu, HR, legislacji, CRM. To pokazuje, że jedno rozwiązanie można stosować w wielu aspektach działalności firmy – stwierdziła przedstawicielka Santander Consumer Bank.

W podobnym okresie, bo na początku 2019 r., na wdrożenie usług zaufania zdecydował się BFF Banking Group. Instytucja korzysta z podpisu i pieczęci elektronicznej oraz walidacji.

W ciągu 2-3 dni od decyzji dotyczącej pracy zdalnej udało nam się bez większych problemów przejść w ten tryb działania. Pomogły nam usługi zaufania oraz fakt, że zaczęliśmy proces ich wdrażania przed pandemią COVID-19 – powiedziała Emilia Sęk, Coordinator, Client Management, BFF Banking Group. Uważam, że wiele firm ma  już za sobą taką transformację lub będzie musiało się na nią zdecydować, aby móc funkcjonować w dzisiejszych czasach – dodała.

Istotny element udanego wdrożenia procesów paperless stanowi współpraca zamawiającego z dostawcą rozwiązania. Konieczne jest stworzenie zespołu projektowego oraz zaangażowanie osób decyzyjnych w danej organizacji.

Wdrażając procesy paperless tworzymy team z organizacją. Nie ma między nami zależności zamawiający – dostawca, musimy to robić na zasadach partnerstwa. To nie są produkty „z półki”, to są komponenty, które należy adaptować do określonej rzeczywistości, a tę adaptację zrealizuje się tylko poprzez współpracę, która pozwoli te procesy wykreować – powiedział Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych, Asseco Data Systems. Jednocześnie podkreślił bardzo ważną rolę osób decyzyjnych w firmie, bez których wsparcia i nadzoru nie da się przeprowadzić tego typu projektów.

Ten webinar to jest idealny materiał do przekonania swoich zarządów i działów prawnych, jeżeli nie są jeszcze przekonani, do procesów paperless. Tu są wszystkie argumenty pro: jak tej transformacji dokonać i jakich argumentów użyć. To trzeba odpowiednio przedstawić w organizacji, tzn. pokazać  pozytywne elementy i to, że „czas to pieniądz”, co nabiera szczególnego wymiaru i znaczenia w trakcie pandemii – powiedziała Anna Atanasow, Adwokat, Head of Legal w Huuuge Games.