Elektronizacja zamówień publicznych od 2021 roku

1 stycznia 2021 roku weszła w życie nowa ustawa dotycząca zamówień publicznych, jednym z jej założeń jest wprowadzenie ich elektronizacji oraz opatrywanie dokumentów podpisem elektronicznym. Prowadzenie postępowań w tej formie przez zamawiającego to standardy stosowane już od kilku lat. Najnowsze przepisy prawa dotyczą w pełni elektronicznej komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Oferty z podpisem elektronicznym

Wprowadzane zmiany spowodują, że każde zamówienie oraz konkurs publiczny, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT), będzie prowadzone w formie elektronicznej, co oznacza konieczność utworzenia dokumentacji cyfrowej zarówno przez zamawiającego, jak i wykonawcę. Oferta w postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne musi być sporządzona jako plik cyfrowy opatrzony podpisem kwalifikowanym. W przypadku oferty składanej w postępowaniach o niższej wartości dopuszczalne jest także sygnowanie dokumentacji podpisem zaufanym lub osobistym. Obecnie progi unijne są różne w zależności od tego, czy zamówienie dotyczy robót budowlanych, dostaw i usług czy też usług społecznych. Informacje o wysokości progów unijnych publikuje Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w obwieszczeniu umieszczanym na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych.

Data i weryfikacja ma znaczenie

Jednym z obowiązków zamawiającego będzie sprawdzenie, czy podpis złożony na ofercie był ważny w momencie jego użycia oraz, czy osoba, która podpisała ten dokument, jest do tego prawnie umocowana, a także czy nie wprowadzono zmian w dokumencie po jego podpisaniu. W tym przypadku dobrze jest skorzystać z kwalifikowanej usługi walidacji (weryfikacji), która pozwala na potwierdzenie zgodności z autentycznością podpisu elektronicznego, dzięki temu otrzymujemy gwarancję, że dokument nie jest sfałszowany. Potwierdzenie to można także pobrać jako poświadczenie zgodności i może być wykorzystywane przy rozstrzyganiu sporów sądowych lub stanowić potwierdzenie przeprowadzenia weryfikacji e-podpisu w przypadku kontroli np. przez KIO.

Dobrą praktyką jest także stosowanie znacznika czasu, który stanowi uzupełnienie podpisu elektronicznego. W tym przypadku data odgrywa ważną rolę przy weryfikacji i uwiarygodnieniu dokumentu, zabezpieczy go również przed sfałszowaniem oraz antydatowaniem (data pewna). Korzystając z kwalifikowanego znacznika, zaletą jest to, że czas, którym znakowany jest dokument, nie wynika z czasu systemowego (komputera czy serwera), lecz pochodzi z niezależnego źródła, jakim jest Zaufana Trzecia Strona.

Kogo dotyczy?

Zamówienia publiczne to jedna z kluczowych form udziału sektora administracji publicznej w gospodarce. W ten sposób towary lub usługi zamawia w Polsce około 34 tys. podmiotów. W wielu branżach zamówienia publiczne to istotna część przychodów, zwłaszcza w branży budowlanej, a dla co dziesiątego przedsiębiorstwa w Polsce przetargi stanowią nawet 75% przychodów. Zgodnie z analizą Ministerstwa Rozwoju i Urzędu Zamówień Publicznych potencjalnych wykonawców zamówień publicznych jest około 200 tys., z tego 57 tys. stanowią małe firmy natomiast ok. 15 tys. średnie przedsiębiorstwa. Przybliżona wartość rynku zamówień publicznych w Polsce wyniosła w 2019 roku prawie 290 mld zł z tego blisko połowę stanowiły postępowania o wartości powyżej progów unijnych.

Więcej informacji na ten temat podpisu elektronicznego: https://simplysign.certum.pl

Paweł Wojtaszyk, Specjalista ds. analiz rynku, Asseco Data Systems