Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
18 października 2018 r. wszedł w życie kolejny etap elektronizacji zamówień publicznych. Zamówienia o wartości przekraczające tzw. kwoty progowe, mają obowiązkowo formę elektroniczną. Mariusz Janczak, ekspert Centrum Certyfikacji CERTUM w Asseco Data Systems wyjaśnia na czym polegają zmiany.
Jaka jest geneza zmian w procesie zamówień publicznych?
Motywacją Unii Europejskiej była chęć ujednolicenia rynku i zwiększenia konkurencyjności. Na mocy rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny we wszystkich krajach unijnych, więc uczestnictwo w zagranicznych przetargach jest dużo prostsze. Drugi aspekt zmian to trend paperless, w myśl którego dąży się do eliminacji papierowej dokumentacji po to, aby usprawnić procesy i ograniczać koszty.
Co się zmienia w zamówieniach publicznych?
Elektronizacja przetargów polega na całkowitym odejściu od pisemnej formy komunikacji między zamawiającym, a wykonawcą, na rzecz komunikacji elektronicznej. W kwietniu 2017 r. pojawił się obowiązek korzystania ze środków elektronicznych przy kontaktach zamawiającego z wykonawcą. Dokument JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia), który wcześniej można było złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, począwszy od tej daty może zostać złożony tylko w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od 18 października 2018 r. zamówienia publiczne o wartości powyżej kwot progowych, właściwych dla danego rodzaju zamówienia, określonych w artykule 4 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE będą miały formę elektroniczną.
Co jest potrzebne do tego, aby czynności realizowane zdalnie miały pełną moc prawną i dowodową?
Aby dokument elektroniczny miał moc prawną równą papierowej, musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na mocy Rozporządzenia UE 910/2014 tzw. eIDAS ma on taką samą ważność jak unikalny, własnoręczny podpis. Jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, a weryfikację jego autentyczności i identyfikację podpisującego, zapewnia nam certyfikat. Rozwiązania służące zarówno do składania, jak i walidacji podpisów elektronicznych wydawane są przez powszechne centra certyfikacji takie jak np. Certum. Elektronizacja zamówień oznacza zarówno sporządzanie ofert przez wykonawców wyłącznie w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz przesyłanie i przyjmowanie ich przy użyciu systemu teleinformatycznego w ramach różnych platform komercyjnych jaki i przejściowego rozwiązania w postaci „miniportalu”.
Termin rozpoczęcia obowiązywania elektronizacji zamówień przesunięto na 1 stycznia 2020 r. Jak będzie wyglądała obsługa tego procesu do tego czasu?
Do czasu uruchomienia centralnej platformy obsługującej wszystkie publiczne zamówienia, elektroniczną komunikację między zamawiającymi a wykonawcami będą obsługiwały inne narzędzia, które po uruchomieniu Platformy e-zamówienia, mają być z nią zintegrowane, m.in. tzw miniportal.
Jakie obowiązki leżą zatem po stronie jednostek samorządowych wraz z nowymi przepisami? Korespondencja, jaką będą prowadziły z wykonawcami zamówień powyżej progu unijnego będzie prowadzona w sposób elektroniczny. Oznacza to konieczność podpisywania wysyłanych e-dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także przyjmowania ich w ramach różnych platform – zarówno „miniportalu”, jak i innych dostępnych platform komercyjnych, które spełniają niezbędne wymagania prawne. Samorządy muszą więc wybrać platformę, która zapewni im narzędzia technologiczne, jak również zaopatrzyć się kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwiający komunikację elektroniczną z wykonawcami. Ważne jest również zapewnienie wymogu poufności składanych ofert tak, aby ich treść dostępna była dopiero w wyznaczonym terminie i tylko dla upoważnionych osób. Funkcjonalność taką zapewnia szyfrowanie dokumentu.
Wywiad ukazał się w listopadowym wydaniu Gazety Samorządu i Administracji.