Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz oprogramowania finansowo–księgowego – od pudełkowych wersji przeznaczonych dla małych i średnich firm po rozwiązania światowych producentów dedykowane dla dużych przedsiębiorstw. W przypadku tych ostatnich, wdrażane oprogramowanie wspiera procesy księgowe realizowane w ramach tzw. Centrum Usług Wspólnych, które świadczą usługi dla wielu jednostek przedsiębiorstwa czy całych grup kapitałowych.
Dobry wybór
W trakcie wyboru oprogramowania wspierającego rejestrację zdarzeń finansowo-księgowych największe znaczenie ma skala działania danej firmy i ilość użytkowników korzystających z systemu, a mniejsze – specyfika branżowa. Warto zauważyć, że będzie ono współpracowało z systemami, które wspierają podstawową działalność przedsiębiorstwa. Wynika to z tego, że wszystkie procesy przedsiębiorstwa np. sprzedaż, produkcja czy gospodarka magazynowa, są finalizowane w księgowości. Oprogramowanie finansowo–księgowe musi więc być kompatybilne z pozostałymi systemami w przedsiębiorstwie.
Kluczowym kryterium jest również to, aby dany system mógł obsłużyć wszystkie zdarzenia gospodarcze i zaewidencjonować je zgodnie z ustawą o rachunkowości i Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Istotna jest także pełna przejrzystość takiego systemu, co ma bardzo duże znaczenie podczas audytów. W trakcie audytu działu księgowego przeprowadza się bowiem audyt obsługujących go systemów. Ważny jest poziom sprawozdawczości zewnętrznej do urzędów i instytucji regulujących dany rynek, a także zarządzanie ryzykiem (tzw. Governance, Risk & Compliance), która pozwala na kontrolę dostępu do wybranych procesów oraz zapobieganie różnego rodzaju nadużyciom. Dzięki temu możliwie jest eliminowanie sytuacji, w których np. ta sama osoba wprowadza polecenie zapłaty i ta sama je akceptuje.
Sztuka wdrożenia
Przy wyborze firmy wdrożeniowej należy skupić się nie tylko na jej referencjach informatycznych, ale przede wszystkim na znajomości merytorycznej wspieranych przez narzędzie informatyczne procesów. Wybranie odpowiedniego partnera pozwoli bowiem przeprowadzić wdrożenie w sposób płynny i niezakłócający pracy przedsiębiorstwa.
Projekt wdrożeniowy systemu wspierającego księgowość należy realizować zarówno przy współpracy z działem IT, jak i przede wszystkim zespołem biznesowym. Ważne jednak, aby liderem projektu były służby finansowo-księgowe, ponieważ to one będą docelowo korzystały z rozwiązania.
Najpierw analiza
Jednym z czynników warunkujących powodzenie projektu, jest przeprowadzenie przez przedsiębiorstwo analizy przed wdrożeniowej pod kątem przygotowania firmy do zmiany oprogramowania. Należy określić m.in. jakie procesy finansowo- księgowe mają być objęte nowym systemem, w jaki sposób powinny być zorganizowane, a także jakie oczekiwania powinno spełniać nowe rozwiązanie.
Stawić czoła wyzwaniom
Wśród wyzwań, przed którymi stoją firmy wdrażające w swoich strukturach oprogramowanie finansowo- księgowe jest przygotowanie się do zmian, związanych z uruchomieniem nowego systemu, szczególnie tych organizacyjnych. Przede wszystkim warto je zaplanować równolegle do wdrożenia informatycznego. Ponadto należy wyznaczyć tzw. liderów zmiany, czyli osoby kompetentne w obszarze rachunkowości i finansów, które są otwarte na zmiany wiążące się z wdrożeniem nowego systemu. Pomogą one ograniczyć obawy w firmie przed ewentualnymi zmianami w procesach oraz sposobie i podziale pracy.
Wyzwaniem jest także dobre opisanie całego procesu – z uwzględnieniem tego, jak ma wyglądać praca działu księgowości po wdrożeniu systemu. Bardzo ważne jest odpowiednie przydzielenie zasobów do realizacji tych prac – powinny być to osoby decyzyjne i merytoryczne. Kolejnym wyzwanie jest migracja danych i zapewnienie ciągłości biznesowej, pomiędzy starym a nowym systemem, a także połączenie lub zbudowanie interfejsów do systemów, które dostarczają dane do oprogramowania finansowo- księgowego.
Czas na korzyści
Prawidłowe przeprowadzenie zmiany systemu finansowo-księgowego daje szereg korzyści, wśród których warto wymienić: stabilność rozwiązania, uporządkowanie i transparentność procesów księgowych, możliwość mierzenia procesu obsługi dokumentów, ograniczenie ryzyka nadużyć oraz błędów finansowo-księgowych, elektroniczny obieg faktur zakupowych, a także dostosowanie do standardów e-administracji.
Marcin Porębski, Project Manager w Pionie Przedsiębiorstw, Asseco Poland