Zdalna praca zespołowa na jednym dokumencie – czyli jak pracować i nie zwariować

Korzystanie z narzędzi biurowych online tj. Word, Sharepoint, OneDrive czy Exchange zrewolucjonizowało pracę w wielu firmach. Możliwość działania w chmurze ułatwiła współpracę zespołów, działających w różnych lokalizacjach oraz przygotowała pracowników do zdalnej pracy. Te rozwiązania okazują się szczególnie istotne dziś, w czasie epidemii. W jaki sposób takie narzędzia mogą wspierać pracę? Jak je umiejętnie wykorzystać?

Asseco posiada wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu narzędzi do pracy biurowej w chmurze. Sami również z nich korzystamy. Bazując na tych doświadczeniach, Dorota Lasecka-Pęk, Kierownik Produktu Usługi Cloud i Data Center oraz Dorota Marzec, Asystent Zarządu oraz Lider Komunikacji Wewnętrznej opisały przykładową sytuację, w której członkowie zespołu zdalnie pracują nad ofertą dla klienta, korzystając z aplikacji Microsoft Teams.

Zadanie – przygotowanie oferty dla klienta

Właśnie otrzymaliśmy e-mail od naszego przełożonego, który prosi o przedstawienie oferty na wdrożenie Office 365 w organizacji klienta. Z jego treści trudno wywnioskować, ile mamy czasu na dostarczenie kompletnego dokumentu. Potrzebujemy też kilku dodatkowych informacji. Najbardziej efektywna byłaby szybka rozmowa z szefem. Z oznaczenia dostępności na Teamsach wnioskujemy, że nie ma go już przy komputerze. Sięgamy więc po smartphona i … euforia, jest sygnał! Po kilku minutach rozmowy wiemy, że do piątku mamy spokojnie czas. Spokojnie? – trzeba dodać, że jest środa, godzina 14:00.

1. Przygotowujemy przestrzeń do pracy całego zespołu

Jeszcze nie wiemy, które osoby zaangażujemy do pracy nad przygotowaniem oferty, a potem miejmy nadzieję, do realizacji projektu dla klienta. Zaczynamy od utworzenia na Teamsach zespołu roboczego. Nazywamy go „Ważny Klient S.A.” – tak będzie nam łatwiej się odnaleźć wśród innych zespołów. Ta przestrzeń spełnia rolę skrzynki kontaktowej, źródła niezbędnych informacji na temat klienta i przygotowywanej dla niego oferty. W ciągu najbliższych dwóch dni pojawi się tu dyskusja zespołu na czacie, zmieścimy dokument oferty, dokumenty wspierające jej przygotowanie, notatki ze spotkań oraz odwołanie do serwisu WWW, który monitoruje aktualnie posiadane przez klienta systemy.

2. Zbieramy informacje, które już mamy

Zaczynamy od tego, co mamy już dostępne i co nie wymaga opracowania. Są pewne elementy w ofertach, które w dużym stopniu nie ulegają żminom, np. wstępne informacje o firmie, standardowy proces realizacji projektów dla klientów. Bazę szablonów ofert posiadamy na przestrzeni SharePoint. Kopiujemy, do nowo utworzonego zespołu „Ważny Klient S.A.” kilka wartościowych przykładów. Dodatkowo, jako że po rozmowie z szefem wiemy, że Ważny Klient S.A. kilka lat temu zakupił u nas usługę IT. W naszym repozytorium dokumentów na SharePoint odszukujemy ofertę, którą wówczas otrzymał. Warto porównać, co nowego z perspektywy tych kilku lat możemy zaproponować klientowi w przygotowywanej aktualnie ofercie. Poza tym kontaktujemy się z zespołem, który wówczas współpracował z klientem i pytamy o przebieg prac i formę jej zakończenia. Okazuje się, że projekt dotyczył przeprowadzenia audytu wydajności i zakończył się przedstawieniem raportu. Klient był zadowolony, więc wraca do nas – to nasz ulubiony scenariusz. Dla pewności w internecie wykonujemy jeszcze ogólną weryfikację informacji na temat aktualnej sytuacji klienta i jego aktywności w tej przestrzeni – zazwyczaj to działanie nie dodaje szczególnie dużo rzetelnych informacji, ale mimo to weryfikujemy.

3. Sprawdzamy, co jeszcze będzie nam potrzebne

Mija kilka godzin wstępnego reasarchu – wracamy do maila od „Ważnego Klienta S.A.” i dokładnie analizujemy przebieg rozmowy z naszym przełożonym, notując punkty dotyczące zakresu usług, jakie mamy zapewnić, wycenić i dostarczyć. Na tym etapie możemy już wstępnie ocenić, którzy eksperci będą nam potrzebni w przygotowaniu poszczególnych elementów oferty. Sprawdzamy ich dostępność i nie czekając na poranek dnia następnego aranżujemy spotkanie zespołu. Poprzez kalendarz dostępny w Teams, zsynchronizowany z pocztą Exchange – tworzymy spotkanie opatrzone krótką notatką dotyczącą tematu spotkania oraz załączamy link do przestrzeni „Ważny Klient S.A.”. Dzięki tak przedstawionym informacjom zespół może wstępnie zapoznać się z danymi wyjściowymi i przed spotkaniem poznać wymagania, jakie będą musiały być uwzględnione na etapie przygotowania oferty. – więcej o spotkaniach online tutaj.

4. Przygotowanie oferty

Kolejny dzień zaczynamy od dyskusji z zespołem via Teams. Po krótkim przedstawieniu celu spotkania, podsumowujemy zebrane informacje. Rozpoczyna się dyskusja, w trakcie której tworzona jest notatka, dostępna wśród innych dokumentów zespołu „Ważny Klient S.A.”. Kilka z poruszonych zagadnień od razu ląduje w szablonie oferty dostępnym online.

Na koniec spotkania powstaje wspólnie opracowany plan działań z podziałem ról. Ustalamy, że od tego momentu 3 osoby jednocześnie będą opracowywały poszczególne sekcje w ofercie, takie jak np.: przygotowanie do wdrożenia, techniczne aspekty migracji usług klienta do chmury, etapy realizacji i oczywiście wycenę. W trakcie spotkania pojawiają się także zagadnienia, które wymagały konsultacji z klientem oraz z administratorem aktualnie pracującym przy innym projekcie. Dołączamy ich na moment do spotkania i ustalamy niezbędne kwestie.

Reszta dnia upływa na jednoczesnej pracy nad dokumentem. Praca online nadaje dynamiki działaniom, dokument zmienia się w wielu obszarach, a osoby nad nim pracujące mają wgląd w postęp pracy kolegów. Co ważne – cały czas mamy kontrolę nad wprowadzanymi zmianami: istnieje możliwość śledzenia zmian dokonanych przez poszczególne osoby, a także przywrócenia dowolnego fragmentu, jeśli został pochopnie skasowany. Cała praca toczy się w tym samym czasie. Nie musimy przesyłać między sobą przygotowanych części do weryfikacji, bo odbywa się to w czasie rzeczywistym. W efekcie oszczędzamy czas!
Kompletna oferta jest gotowa. Przesyłamy ją do opinii przełożonego – jeśli pojawią się jakieś uwagi jeszcze w piątek, powiedzmy do południa, zdążymy je wprowadzić i w umówionym czasie przesłać kompletną ofertę do „Ważnego Klienta S.A.”.

Wysyłamy i zaczynamy weekend z satysfakcją, że przygotowanie oferty, które kiedyś zajmowało nam co najmniej tydzień, trwało niecałe dwa dni.

Wiele firm dopiero stoi przed decyzją wdrożenia rozwiązań opartych o chmurę. Dostrzegają ograniczenia, które napotykają przy pracy zdalnej opartej o niekompatybilne narzędzia od różnych dostawców, czy takie, które zostały zakupione kilka lat temu jako „pudełkowe”

Praca biurowa, wpierana narzędziami online, wprowadza szereg usprawnień w funkcjonowaniu organizacji, zapewnia lepszą koordynację działań zespołów, poprawę komunikacji oraz przede wszystkim – zapewnia zwiększenie bezpieczeństwa informacji i systemów.

Stopień zainteresowania narzędziami do pracy biurowej, jakie udostępnia Microsoft – Office 365, czy Google – G Suite, sięga w chwili obecnej historycznych wyników. Wiadomo – rynek nie pozostawi nikogo w potrzebie, dlatego warto, planując przejście do chmury, skorzystać z asysty firm, które posiadają doświadczenie zdobyte zarówno w roli dostawcy jak i użytkownika.

Więcej informacji na stronie

Autorzy: Dorota Lasecka-Pęk, Kierownik Produktu Usługi Cloud i Data Center oraz Dorota Marzec, Asystent Zarządu oraz Lider Komunikacji Wewnętrznej, Asseco Data Systems.