Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
1 stycznia 2020 roku wchodzą w życie kolejne zmiany uszczelniające system podatkowy, które obejmują utworzenie tzw. białej listy podatników VAT. Również od tego dnia blisko 7,5 tysiąca placówek medycznych w Polsce będzie musiało wprowadzić nowy standard rachunku kosztów, który dla wielu z nich może okazać się sporym wyzwaniem. O tym, w jaki sposób szpitale mogą sprawnie dostosować się do nadchodzących zmian i spełnić wymogi regulatora mówi Damian Skrabaka, Kierownik w Dziale Rozwiązań dla Świadczeniodawców w Pionie Opieki Zdrowotnej, Asseco Poland.
Biała lista podatników VAT i nowy rachunek kosztów – to kolejne po split payment zmiany przepisów, przed jakimi stoją placówki medyczne. Czego dotyczą?
Najbliższe zmiany przed jakimi stoją placówki medyczne wchodzą w życie już 1 stycznia 2020 roku. Pierwsza z nich – czyli wprowadzona przez Ministerstwo Finansów tzw. biała lista podatników dotyczy działań w tym samym obszarze co split payment, a mianowicie ma służyć przeciwdziałaniu wyłudzeniom podatku VAT. Oprócz informacji dotyczących zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, ma ona także zawierać numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Oznacza to, że od nowego roku każdy szpital musi dokonać płatności na zweryfikowane w tym wykazie konto kontrahenta, a każda wpłata na rachunek inny niż wskazany na białej liście będzie sankcjonowana.
Drugą i bardzo istotną z punktu widzenia funkcjonowania placówek medycznych zmianą jest wprowadzenie przez Ministerstwo Zdrowia nowych zasad rozliczania kosztów. Złożoność zagadnienia i potrzeba doprecyzowania niektórych zapisów spowodowały, że resort prowadzi jeszcze prace nad rozporządzeniem zmieniającym. Obecnie jest ono na etapie konsultacji i nie jest jeszcze znany termin jego publikacji. Powoduje to, że szpitale do końca nie wiedzą, jakie tak naprawdę obowiązki nakłada na nie nowa ustawa. Wiadomo już natomiast jakie będą główne obszary zmian i że na pewno wpłyną one na większość podmiotów związanych z sektorem zdrowia.
Co te zmiany oznaczają dla jednostek medycznych?
O ile wprowadzenie split payment i białej listy podatników nie jest bardzo problematyczne dla szpitali, o tyle nowy rachunek kosztów może okazać się dla nich dużym wyzwaniem. Głównie dlatego, że procedowane aktualnie rozporządzenie wprowadza ujednolicony plan kont oraz zmiany w kodach ośrodków kosztowych. Określa też nowe zasady dotyczące prowadzenia apteczek w układzie bilansowym oraz rozliczeń – zarówno międzyoddziałowych, jak i tych realizowanych pomiędzy personelem, blokiem operacyjnym oraz oddziałami. To wszystko powoduje, że jego wprowadzenie być może będzie wymagało przeprowadzenia zmian organizacyjnych w jednostkach, tak aby mogły one łatwiej, szybciej i bardziej efektywnie rejestrować operacje związane z ewidencjonowaniem kosztów. Wiąże się to z koniecznością bardzo dużego zaangażowania w ten proces służb finansowo-księgowych.
Dodatkowo zmiany w prawie mogą powodować potrzebę zmiany w pracy jednostki, a co za tym idzie modyfikację systemu informatycznego. W przypadku nowego rachunku kosztów będzie ona polegała na przejściu ze starego formatu na nowy. Kluczowe znaczenie ma tu wprowadzenie takich modyfikacji w systemie, które pozwolą szpitalom na sprawne analizowanie kosztów historycznych.
Jak zatem szpitale mogą sprawnie przygotować się do zmian?
Tutaj ważnych jest kilka czynników. Pierwszym jest świadomość szpitali odnośnie zakresu planowanych zmian oraz dostęp do kompletnych informacji dotyczących sposobu, w jaki nowe przepisy przełożą się na ich działalność. Drugim jest wiedza na temat tego, w jakim stopniu posiadany przez nie system informatyczny stanowi wsparcie w realizacji nowych zadań. Duże znaczenie ma także to z usług jakiego dostawcy korzysta jednostka – czy jest on jedynie sprzedawcą narzędzia, czy partnerem identyfikującym potrzeby swoich klientów i wychodzącym im naprzeciw.
W jaki więc sposób Asseco wspiera w tym obszarze swoich klientów?
Zależy nam, by każdy szpital korzystający z rozwiązania Asseco był jak najlepiej przygotowany do działania zgodnie z przepisami. Dlatego już teraz system InfoMedica, który wspiera prawidłowe ewidencjonowanie kosztów oraz ich rozliczenie, umożliwia pracę zgodną z obecnie obowiązującymi wymogami rozporządzenia. Po ich doprecyzowaniu przez ustawodawcę rozpoczniemy kolejny etap prac nad systemem, tak by był on gotowy przed wejściem w życie nowych przepisów. Równolegle planujemy wprowadzenie dalszych modyfikacji w rozwiązaniu, aby zmiany były w jak najmniejszym stopniu uciążliwe dla naszych klientów. Dlatego skupimy się głównie na zapewnieniu im wsparcia w procesie automatyzacji określonych w przepisach procedur, co pozwoli na zachowanie płynności pracy w systemie.
Nasze zespoły mają duże doświadczenie oraz wszelkie niezbędne kompetencje do tego, aby sprawnie przygotować klientów Asseco do nowych regulacji. W tym celu na bieżąco monitorujemy i analizujemy wszelkie propozycje zmian oraz prawo procedowane przez legislatorów, a także weryfikujemy je bardzo dokładnie pod względem ewentualnych, dalszych modyfikacji w InfoMedica. Wszystkie informacje z tym związane przekazujemy szpitalom z wyprzedzeniem tak, by wiedziały, jakie działania powinny podjąć aby sprawnie przejść ten proces, a jakie zostaną przez nas zrealizowane.
Dla nowego rachunku kosztów Asseco uruchomiło m.in. specjalną skrzynkę mailowa, na którą klienci mogą przekazywać swoje pytania i uwagi. Dodatkowym wsparciem dla szpitali korzystających z InfoMedica oraz usług naszych partnerów będzie również cykl webinarów, podczas których każdy z nich będzie mógł w wygodny dla siebie sposób pozyskać niezbędną wiedzę i rozwiać ewentualne wątpliwości natury merytorycznej.
A co jeśli placówki nie zdążą dostosować się do zmian? Czy wiążą się z tym określone kary? Jakie będą tu konsekwencje?
Sankcje wynikające z niestosowania przepisów w zakresie split payment, czy białej listy podatników mogą być bardzo dotkliwe, szczególnie w wymiarze finansowym. Dlatego stale rozwijamy system InfoMedica, tak by był on jak największym wsparciem dla szpitali w ich bieżącej działalności.
Wypowiedź ukazała się na łamach serwisu rynekzdrowia.pl w dniu 8 listopada 2019 roku.