E-doręczenie wypełni lukę w polskiej administracji cyfrowej

Projektowana ustawa o e-doręczeniach ma umożliwić elektroniczny odbiór listów poleconych i pism pomiędzy obywatelem/przedsiębiorcą a instytucjami administracji publicznej. Zapisy ustawy stanowią odpowiedź na Deklarację Ministerialną w sprawie administracji elektronicznej, której treść została wypracowana przez państwa Unii Europejskiej w 2017 r. na konferencji w Tallinie. Jednym z jej pierwszych założeń jest wprowadzenie domyślności cyfrowej i powszechności usług publicznych.

E-doręczenie jak list polecony

Głównym założeniem e-doręczeń będzie wprowadzenie cyfrowej usługi, która pozwoli na kontakt pomiędzy stronami z mocą prawną na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.

Usługi e-doręczenia będą mogły być realizowane przez operatora wyznaczonego oraz kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Operatorem wyznaczonym, do końca 2025 r. będzie Poczta Polska, następny operator zostanie wyłoniony w przetargu. Obywatel i przedsiębiorca będą mieli swobodę wyboru dostawcy tej usługi.

Urzędowy adres e-mail

Na potrzeby realizacji doręczenia elektronicznego zostanie stworzony nowy rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych, która będzie zawierała adresy e-mail. Oznacza to, że obywatel będzie miał jeden adres dla całej komunikacji z administracją, działający podobnie jak skrzynka mailowa, służący do wymiany elektronicznej korespondencji z urzędami. Wpis adresu do bazy doręczeń elektronicznych zobowiązuje podmiot publiczny do dostarczania pism na ten adres.

Wszelka korespondencja ma być nadawana i odbierana przez podmiot publiczny w postaci elektronicznej, co oznacza, że taki podmiot będzie musiał posiadać adres do doręczeń elektronicznych. Również przedsiębiorcy będą mieli obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Dla obywateli niekorzystających z technologii cyfrowych przewidziano wprowadzenie tzw. publicznej usługi hybrydowej, która ma polegać na przetworzeniu korespondencji nadanej elektronicznie do postaci papierowej oraz jej doręczeniu w takiej postaci, lub na nadaniu korespondencji w postaci papierowej, przetworzeniu jej do postaci elektronicznej i doręczeniu.

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla osób fizycznych oraz przedsiębiorstw można złożyć z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Skorzystanie z kwalifikowanej pieczęci lub podpisu elektronicznego w tym zakresie jest jedyną opcją dla podmiotów gospodarczych mających siedzibę w Unii Europejskiej, Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

610 mln oszczędności podmiotów publicznych do 2025 r.

Ministerstwo szacuje, że do 2025 roku podmioty publiczne zrealizują 119 mln przesyłek, a 30% z nich będą stanowiły przesyłki elektroniczne, oznacza to oszczędności dla podmiotów publicznych z tytułu opłaty za przesyłki w kwocie ponad 160 mln zł. Ponadto, do tych wyliczeń należy dodać oszczędności z tytułu wykonania, tzw. czynności kancelaryjnych tj. koszty wydruku, zapewnienie obsługi korespondencji oraz przechowywania wysyłanej i otrzymywanej dokumentacji. Biorąc pod uwagę te wszystkie koszty oszczędności dla podmiotów publicznych wyniosłyby łącznie około 610 mln zł.

Digitalizacja procesów i usług to droga, którą biznes podąża już od dłuższego czasu, pandemia Covid-19 tylko to przyśpieszyła. Administracja publiczna również uczestniczy w tym procesie i często stymuluje cyfryzację poprzez wprowadzanie odpowiednich regulacji oraz rozwiązań. Potrzeba digitalizacji w administracji wynika również z sytuacji pandemicznej i konieczności wykonywania pracy z domu, co wymaga dostarczenia odpowiednich narzędzi. Z danych Szefa Służby Cywilnej wynika, że w kwietniu 2020 roku 42 proc. wszystkich urzędników administracji pracowało zdalnie. Ustawa o e-doręczeniach powinna pozwolić na wymianę korespondencji w formie elektronicznej z odpowiednią mocą prawną i usprawnić komunikację. Ustawa jest w trakcie procesu legislacyjnego, obecnie trafiła do Sejmu, który będzie decydował o tym czy zaakceptować lub odrzucić poprawki wskazane przez Senat, według przyjętych założeń powinna wejść w życie z dniem 1 lipca 2021 r.