Automatyczne e-pieczętowanie

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania umożliwiająca zabezpieczenie dokumentów np. firmowych i urzędowych. Asseco oferuje ją w wersji z komponentem machine-to-machine (M2M) dzięki czemu możliwe jest automatyczne pieczętowanie dokumentów. Rozwiązanie to, w ramach współpracy z Asseco, udostępniła firma Iron Mountain.

Automatyczne pieczętowanie dokumentów znacznie przyspiesza i ułatwia proces ich obiegu. Dla firm ma to szczególne znaczenie w przypadku dużej liczby akt cyfrowych, np. w firmach o wysokim poziomie zatrudnienia. Takie organizacje generują dużą liczbę dokumentów kadrowych, które wymagają opieczętowania. Usługa oferowana przez Iron Mountain umożliwia m.in. ich komplementarne pieczętowanie i to w sposób automatyczny. Jest to możliwe dzięki rozwiązaniu Asseco, na które składa się kwalifikowana pieczęć elektroniczna wraz z komponentem machine-to-machine (M2M), który umożliwia automatyzację tego procesu oraz bramką Signature Format Service (SFS), która pozwala na zachowanie poufności pieczętowanych dokumentów i osiągnięcie oczekiwanej wydajności. Takie kompleksowe rozwiązanie zapewnia realizację pieczęci w formacie PAdES. Jest także zgodne z rozporządzeniem eIDAS (Unijnym rozporządzeniem dotyczącym identyfikacji elektronicznej i usług zaufania) i pozwala na obsługę 1 pliku o wielkości 1 MB na sekundę. Warto zauważyć, że takie tempo jest nieosiągalne przy znakowaniu dokumentów podpisem elektronicznym. Firmy korzystające z cyfrowego obiegu dokumentów mają tego coraz większą świadomość, stąd rosnące zainteresowanie tym rozwiązaniem. Ponadto w przypadku digitalizacji dokumentacji papierowej oznakowanie jej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, sprawia, że są zgodne z obowiązującymi przepisami już na początkowym etapie transformacji.

Cyfryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów usprawnia funkcjonowanie firmy i zwiększa jej efektywność kosztową. HR to jeden z tych obszarów działalności firmy, gdzie te korzyści mogą być najbardziej odczuwalne. Warto podkreślić, że e-teczki pracownicze nie są zarezerwowane tylko dla dużych firm. Znajdują one zastosowanie również u mniejszych podmiotów, gdzie dają poczucie sprawowania pełnej kontroli nad dokumentami pracowniczymi.

Digitalizacja obiegu dokumentów, w ramach którego dokumenty są automatycznie pieczętowane, nie jest trudnym procesem – powiedziała Paulina Dzwonkowska, Opiekun kluczowych klientów, Asseco Data Systems. Wymaga jednak współpracy ze sprawdzonym dostawcą, który dobiera odpowiednie rozwiązania i komponenty do potrzeb klienta, a następnie wspiera w sprawnym wdrożeniu  – dodała.

Z kompleksowej usługi elektronicznego pieczętowania  wykorzystującej komponent M2M i bramkę SFS można skorzystać w ramach rozwiązań oferowanych przez partnerów Asseco, np. korzystając z usługi firmy Iron Mountain.