Zdalnie podpisany

Pandemia koronawirusa spowodowała, że zdecydowana większość pracowników biurowych z dnia na dzień została w domu i zaczęła świadczyć swoje obowiązki służbowe w sposób zdalny. Jak firmy radzą sobie w tej sytuacji? Jakie rozwiązania technologiczne mogą usprawnić ich pracę? 

Home office nie jest zjawiskiem nowym, bo możliwość pracy w takiej formie jest dziś, z technicznego punktu widzenia, możliwa w większości sektorów gospodarki i część zatrudnionych pracowała w ten sposób już wcześniej. Nowością była natomiast konieczność błyskawicznego przeorganizowania całej firmy na nowy sposób komunikacji, zarządzania zespołem, a przede wszystkim realizowania procesów biznesowych. Gotowość do przełączenia się na tryb online bez uszczerbku dla prowadzonego biznesu zależy przede wszystkim od tego, jakich narzędzi technologicznych, wspierających pracę firma używała dotychczas. Programy do zdalnej komunikacji, czy chmurowe rozwiązania pozwalające np. pracować wspólnie nad jednym dokumentem, które z dnia na dzień wielokrotnie zwiększyły liczbę użytkowników, są w obecnej sytuacji nieodzowne w sprawnym prowadzeniu projektów. Firmy powinny jednak zadbać również o inne narzędzia, które dziś pozwolą im zachować ciągłość biznesową, a po ustabilizowaniu sytuacji – usprawnią prowadzony biznes.

Kadra kierownicza każdego dnia podpisuje co najmniej kilka dokumentów. Równolegle ktoś musi je wydrukować, wysłać, zarchiwizować. W firmach, które nie korzystały na co dzień z e-podpisu wdrożonego systemowo na wszystkich poziomach organizacji powoduje to konieczność fizycznego pojawiania się w biurze, niezależnie od zaleceń pozostawania w domu. Tymczasem wszystkie rodzaje dokumentów biznesowych można w łatwy sposób podpisywać, wysyłać i archiwizować cyfrowo – umowy, faktury, upoważnienia, zlecenia. Warunkiem jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który pozwala zdalnie podpisać dowolny dokument z taką samą mocą prawną, jaką daje podpis odręczny. Aby rozwiązanie usprawniało pracę firmy, e-podpis powinien być wdrożony na wszystkich poziomach organizacyjnych. Jest to szczególnie ważne w firmach, które charakteryzują się dużą częstotliwością umów podpisywanych z klientami, tak jak ma to miejsce w przypadku dostawców rozwiązań telekomunikacyjnych, firm branży finansowej, ale także w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów jak np. w sieciach franczyzowych.

Dostarczana przez Asseco aplikacja mobilna SimplySign, czyli chmurowa wersja e-podpisu, pozwala go składać na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu, więc dokument można podpisać również na smartfonie, czy tablecie. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydają w Polsce Centra Certyfikacji. Raz wydanym certyfikatem e-podpisu można się podpisywać nawet przez 3 lata. Pandemia koronawirusa znacznie zwiększyła zainteresowanie firm digitalizacją i wdrażaniem kompleksowych rozwiązań paperless. Jest to szczególnie widoczne w sektorze bankowym, leasingu i HR. Co ważne, organizacje szukając nowych rozwiązań zwracają uwagę nie tylko na swoje obecne potrzeby, ale myślą też co będzie już po przejściu pandemii, kiedy skoncentrują się na docelowych procesach.

Wdrożenie e-podpisu i innych rozwiązań paperless w firmie nie jest oczywiście tak szybkie jak skorzystanie z narzędzia do video-konferencji, bo zawsze jest rozwiązaniem przystosowanym do indywidualnych potrzeb konkretnej organizacji. Z całą pewnością możemy natomiast stwierdzić, że firmy, które na co dzień stosowały narzędzia paperless szybciej i sprawniej dostosowały się do prowadzenia biznesu w warunkach pandemii, a po jej zakończeniu będą miały dużą przewagę konkurencyjną ze względu na swoją elastyczność i szybkość działania niezależnie od zewnętrznych okoliczności.

Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems

Fragmenty wypowiedzi ukazały się w artykule: A. Usiarczyk, Ułatwiają prowadzenie biznesu, „Rzeczpospolita”, 30.04.2020