Jak organizować zdalne spotkania?

W czasie zagrożenie epidemiologicznego tysiące pracowników przeszło na tryb pracy zdalnej. Do tej pory regularnie pracował w taki sposób tylko co trzeci pracownik, wynika z badania  „Confidence Index” przeprowadzonego przez firmę Michael Page. Tymczasem na wyciągnięcie ręki mamy rozwiązania, które pozwolą nam zachować dotychczasową dynamikę i efektywność pracy nie rezygnując z regularnego kontaktu ze współpracownikami.

Do niedawna spotkania zespołów zazwyczaj odbywały się w wyznaczonym czasie i miejscu. Dzisiaj taką wirtualną salę konferencyjną możemy stworzyć dzięki urządzeniom, w które wyposażony jest każdy laptop: kamera, mikrofon, klawiatura i najważniejsze – narzędzia takie jak Teams (udostępniane przez Microsoft), Meet (udostępniane przez Google), czy Zoom (udostępniane przez Monday). Dzięki nim mamy możliwość połącznia całego zespołu projektowego, prowadzenia video-dyskusji lub telekonferencji, przesyłania w jej trakcie komentarzy poprzez czat, czy też współdzielenia obrazu przez dowolnego uczestnika.

Jak zorganizować zdalne spotkanie zespołu projektowego? – krok po kroku

1. Sprawdzamy dostępność kluczowych uczestników.

Za pomocą podstawowych narzędzi biurowych Office365 Kalendarz/Asystent planowania, czy G-suite sprawdzamy dostępność wszystkich uczestników o wybranej godzinie. Pamiętamy, że przy pracy zdalnej wszystko może się zdarzyć, dlatego potwierdzamy telefonicznie możliwość wzięcia udziału w spotkaniu dwóch najistotniejszych osób

2. Zapraszamy na spotkanie.

Do wszystkich osób z kalendarza wysyłamy zaproszenie na spotkanie. Planujemy nie tylko godzinę rozpoczęcia spotkania, ale także przewidywany czas trwania zakładając niewielki margines na jego przedłużenie się.

Wpisujemy temat, dodajemy harmonogram, który wstępnie zapowie uczestnikom, kto i w której części dyskusji będzie proszony o wypowiedź.

Kiedy po wysłaniu zaproszenia do uczestników okazuje się, że jedna osoba – niekluczowa dla projektu – ma w tym czasie inną zaplanowaną aktywność, zapewniamy dostęp do materiałów ze spotkania w inny sposób. Sprawdzamy czy pozostałe osoby potwierdziły spotkanie.

3. Spotkanie

W zależności od indywidualnych ustawień wybranych podczas wysyłania zaproszenia na spotkanie, uczestnicy otrzymują przypomnienie o spotkaniu. Osoby, które korzystają z pakietu narzędzi biurowych na smartfonie, mogą dostać takie przypomnienie w telefonie. Bezpośrednio z powiadomienia lub za pośrednictwem kalendarza, jednym kliknięciem dołączamy do spotkania.

Jako organizatorzy włączamy nagrywanie. Informacja o rozpoczęciu nagrywania pojawia się wszystkim uczestnikom. Nagrywając spotkanie dbamy o nieobecnych i zapewniam im możliwość zapoznania się z przebiegiem spotkania. Co prawda zawsze możemy również przesłać im wykonaną przez nas w trakcie spotkania notatkę z najważniejszych ustaleń, jednak czasem, jeśli poruszane zagadnienia są skomplikowane lub jeśli prezentowane były rozbieżne stanowiska, warto mieć nagranie. W trakcie spotkania, każdy może zabrać głos, zaprezentować swój ekran, na którym udostępni podgląd potrzebnych dokumentów. Uprawnienia do prezentowania są następnie przekazywane kolejnym osobom i przy ożywionej dyskusji omawiane są kolejne punkty z harmonogramu spotkania. Gdy pojawia się jakaś wątpliwość, jeden z uczestników korzystając z funkcjonalności czatu wkleja link do strony internetowej, na której znajduje się odpowiedź.

Gdy w trakcie  spotkania okazuje się, że potrzebna jest konsultacja np. z osobą spoza firmy, możemy ją doprosić do aktualnie toczącego się spotkania.

4. Po spotkaniu

Podsumowujemy ustalenia, jakie zapadły podczas rozmowy. Proces działań w projekcie przechodzi do kolejnego etapu, przepływ informacji w zespole jest zachowany, poza poziomem wiedzy zespołu mamy ślad realizacji pracy w postaci nagrania i notatki.

Dorota Lasecka-Pęk, Kierownik Produktu Usługi Cloud i Data Center w Asseco Data Systems

Dorota Marzec, asystent Zarządu oraz lider komunikacji wewnętrznej w Asseco Data Systems