Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
Wdrożenie nowego systemu informatycznego w Twoim szpitalu zbliża się wielkimi krokami? Jeśli tak, to czeka Cię nie lada wyzwanie. W końcu w całe przedsięwzięcie zaangażowany będzie niemal cały personel – począwszy od dyrekcji, przez administrację, dział IT oraz przyszłych użytkowników systemu. Dodatkowym utrudnieniem jest to, że placówki służby zdrowia nie mogą sobie pozwolić na jakąkolwiek przerwę w funkcjonowaniu.
Najczęściej to dział IT przejmuje działalność operacyjną nad wdrożeniem i zarządza projektem, a dyrekcja sankcjonuje pewne decyzje oraz potrzeby z nim związane. W jaki sposób szybko i skutecznie to wszystko przejść?
Bądź przygotowany
Jeszcze przed rozpisaniem przetargu, trzeba wziąć pod uwagę kilka strategicznych elementów.
1. Audyt Infrastruktury
Należy sprawdzić, czy mamy odpowiednie zasoby sprzętowe, w jakim są stanie i czego nam brakuje do realizacji projektu. Bardzo ważne jest dopilnowanie tego, aby infrastruktura nie sprawiała kłopotów. Poza tym, z perspektywy użytkownika systemu, każdy problem de facto związany z infrastrukturą jest traktowany jako problem z aplikacją. Dzieje się tak dlatego, że użytkownik nie widzi na co dzień sprzętu, który za nią „stoi”.
2. Cel projektu
Kluczowe jest określenie tego, co chcemy na końcu procesu osiągnąć i jak to zmierzymy. Jak się zachowają główni interesariusze projektu – z kim będziemy ten cel osiągać i jak się z tymi ludźmi komunikować. Bywa, że część personelu jest sceptycznie nastawiona do innowacji i trzeba wziąć to pod uwagę. Z kolei inni są proinformatyczni, co można wykorzystać do usprawnienia całego przedsięwzięcia.
Nie takie wdrożenie straszne…
1. Wizyta referencyjna
Zanim wybierzemy firmę wdrożeniową, warto poprosić o wizytę referencyjną w szpitalu, gdzie dany wykonawca już wdrożył projekt. Same prezentacje handlowe nie są bowiem do końca wiarygodnym źródłem informacji. Podczas wizyty referencyjnej możemy podpytać zespół szpitala o konkretne zagadnienia, o to jak zostały rozwiązane problemy, co za drugim razem zrobiłby inaczej. To wiedza, którą można wykorzystać w swoim projekcie. Należy też pamiętać o tym, aby samo rozwiązanie, które wybierzemy, dopasować do tego, co już funkcjonuje w szpitalu, a także zwracać uwagę na doświadczenie i potencjał wykonawcy. Im dłużej działa na rynku, im większe ma portfolio wdrożeń u różnych klientów – tym większa szansa, że sobie poradzi.
2. Cel i harmonogram projektu
Ustalenie w ścisłej współpracy z wykonawcą celu oraz szczegółowego planu projektu, który dzieli role i zadania dla każdej ze stron. Warto tego pilnować i raportować przebieg prac na bieżąco, jednocześnie pozostawiając do ustaleń z dyrekcją zagadnienia na poziomie strategicznym, a nie operacyjnym.
3. Szkolenia personelu
Dziś już nie szkoli się użytkowników systemu z modułów, tylko z procesów, czyli konkretnych zadań, które wykonują. Szkolenie okaże się sukcesem, jeśli personel od danego dnia będzie wykonywać te same czynności, ale już w inny sposób.
Generalna zasada brzmi – jak najmniej szkoleń. Są one bowiem postrzegane często jako czas wolny, a uczestnicy nie koncentrują się na nich, nie czują ich roli. Dlatego właśnie ciekawym rozwiązaniem jest e-learning, który pozwala na przeszkolenie w dowolnym czasie i miejscu. Jest to spore ułatwienie, zwłaszcza w dużych szpitalach, gdzie panuje system zmianowy. Na żywo wykonywany jest tylko pokaz poglądowy, a w pierwszych dniach po starcie nowego sytemu konsultanci z firmy wdrożeniowej powinni być do dyspozycji i demonstrować wszelkie dostępne funkcje.
Bywa jednak, że część użytkowników systemu nie chce nauczyć się jego sprawnej obsługi. Warto wówczas pokazać przykład pierwszej zinformatyzowanej jednostki w danym szpitalu i to, jak kolega „zza ściany” szybko i sprawnie może wykonywać rutynowe czynności. Nie mniej ważnym argumentem jest również to, że od 2017 r. zostanie wprowadzony obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej i rolą dyrekcji stanie się egzekwowanie tego obowiązku u swoich pracowników.
Niekończąca się historia
Wdrożenie jest tylko jednym z etapów projektu, który – w pewnym sensie – nigdy się nie kończy. Warto zatem przemyśleć fazę utrzymania nowego systemu, tak aby rok po zakończeniu wdrożenia nie okazało się, że jesteśmy w punkcie wyjścia.
W tak złożonym przedsięwzięciu najistotniejsze jest dobre przygotowanie oraz kompetencje osób zaangażowanych w projekt. Im niższe kompetencje – tym ściślejsza powinna być współpracą z wykonawcą. Przede wszystkim chodzi jednak o zaangażowanie oraz aktywny udział zamawiającego. W innym przypadku realizacja założonych celów może być utrudniona. Nie ma znaczenia, czy szpital jest w centrum dużego miasta czy w mniejszej miejscowości. Jeśli są chęci i otwarty umysł, cała reszta może zostać wypracowana.
Krystian Ziętkiewicz, Pion Opieki Zdrowotnej, Asseco Poland