Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
Polskie firmy znają e-podpis, ale nie podchodzą systemowo do narzędzi paperless – wynika z raportu Asseco
Ponad 90% pracowników firm w Polsce ma świadomość, że podpisem elektronicznym można podpisać dokument z taką samą mocą prawną, jaką daje podpis własnoręczny. Jednak na wdrożenie systemów pozwalających na cyfrowe podpisywanie i obieg dokumentów zdecydowała się mniej niż połowa firm – wynika z przygotowanego przez Asseco Data Systems raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” To pierwszy w Polsce raport na tak dużą skalę badający procesy paperless w polskich przedsiębiorstwach.
Obszarem badania była wiedza, jaką dysponują menedżerowie polskich firm, na temat rozwiązań, które pozwalają na wyeliminowanie papierowej dokumentacji. Sprawdzono również stopień ich wykorzystywania w polskich firmach. Wybrano 7 sektorów, które cechują się koniecznością wielokrotnego podpisywania i wymiany dokumentów w obszarze procesów wewnętrznych oraz pomiędzy firmą, a jej klientami: franczyzowe sieci handlowe, prywatna służba zdrowia, firmy zajmujące się windykacją i zarządzaniem wierzytelnościami, firmy pożyczkowe, deweloperzy oraz dostawcy usług TV. Z uwagi na dużą obecność już wdrożonych usług paperless, pominięto sektor finansowy
i telekomunikacyjny.
Czy wiemy do czego służy e-podpis?
Jak wynika z raportu, w polskich firmach panuje bardzo wysoka świadomość możliwości stosowania podpisu elektronicznego. Blisko 92% respondentów ma świadomość, że wszystkie dokumenty, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne można podpisać cyfrowo, osiągając taki sam skutek prawny jak w przypadku podpisu tradycyjnego. W praktyce jednak firmy nie stosują e-podpisu w obszarach, gdzie regulacje prawne tego nie wymuszają, jak przy kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym. Rozwiązania pozwalające podpisywać cyfrowo dokumenty posiada 53% firm. Najczęściej obejmują one tylko wybiórcze procesy, rzadko odnosząc się do ogólnofirmowej polityki eliminacji dokumentów papierowych.
Motywacja do wdrożenia narzędzi paperless
Dwa najważniejsze czynniki decydujące o wdrożeniu w firmie rozwiązania paperless to skala problemów, które można rozwiązać za pomocą konkretnego rozwiązania, a także odzwierciedlająca je skala oczekiwanych korzyści. Wśród najczęstszych wyzwań, z jakimi firmy chcą się mierzyć narzędziami paperless znalazły się: długi czas realizacji kluczowych procedur, wysoki koszt zarządzania dokumentacją papierową oraz niewydolność istniejących w firmie systemów i procesów. Przedstawiciele poszczególnych sektorów deklarowali też, że motywacją do wdrożenia usprawnień jest fakt, że zrobiła to ich konkurencja. Rodzaj wdrażanych rozwiązań uzależniony jest od specyfiki branży. Sieci franczyzowe wprowadzają m.in. platformy zamówień on-line i automatyzują rozliczenia
z franczyzobiorcami. Służba zdrowia potrzebuje narzędzi do sprawnego przekazywania dokumentacji medycznej pomiędzy placówkami, a także w kontaktach z pacjentami. Firmy kurierskie wykorzystują podpis cyfrowy w procesie odbioru przesyłek. Elektronicznie podpisywane umowy funkcjonują
w branży pożyczkowej, windykacyjnej i wśród dostawców usług telewizyjnych. Badanie pokazało jednocześnie, że tylko 1/3 firm rozumie pojęcie paperless jako wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego.
„Każda z branż ma swoją specyfikę i potencjał. Niezależnie od tego każdy z sektorów może wdrożyć narzędzia, które ograniczą papierową dokumentację i przyspieszą realizowane przez siebie procesy” – powiedział Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.
Bariery we wdrażaniu narzędzi paperless
Z raportu wynika, że polskie firmy nie podchodzą do innowacji systemowo. Aż 84% firm nie zarezerwowało żadnych środków na wdrażanie nowych usprawnień technologicznych. Tylko 16% badanych respondentów zadeklarowało, że w ich budżetach istnieją zapisy wprost rezerwujące środki na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Jednocześnie wszystkie badane firmy entuzjastycznie odniosły się do innowacji przyznając, że są one konieczne. Co w takim razie jest realną przeszkodą we wdrażaniu ich na większą skalę? Największe firmy jako problem wskazały nie brak środków na nowe wdrożenia, ale brak odpowiednich kompetencji. W polskich firmach brakuje osób, które mogłyby przeprowadzić estymację kosztów wdrażanych innowacji, oszacować oszczędności, które wygenerują oraz zaplanować cały proces. Pion transformacji cyfrowej funkcjonuje tylko w 3% firm. Najczęściej – w 45% przypadków, to zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu. W co czwartej firmie (24,2 %) odpowiedzialny jest za te obszary dział IT, w 12% jest to pion operacyjny. W 15% badanych przedsiębiorstw nie ma osoby, która mogłaby przejąć odpowiedzialność za proces wdrażania innowacji.
Czy firmy planują wdrożenie narzędzi paperless?
W blisko 80% przypadków pozytywne efekty wdrożonych innowacji napędzają kolejne procesy decyzyjne. Firmy, które pozytywnie oceniły efekty dotychczasowych projektów, planują kolejne wdrożenia w przyszłości. 36% firm planuje wdrożenie rozwiązania paperless w ciągu najbliższych dwóch lat. Wśród firm zainteresowanych wyeliminowaniem dokumentacji papierowej 22,7% to firmy, które nie mają wcześniejszych doświadczeń z stosowaniem takich rozwiązań. Stanowią one 8,3% wszystkich badanych firm. Zdecydowana większość firm, która ma takie plany (77,3%) ma już za sobą wcześniejsze wdrożenia narzędzi pozwalających podpisywać dokumenty cyfrowo. Grupa ta stanowi 28% wszystkich badanych firm. Wdrożenia planowane są najczęściej w obszarze wewnętrznych procesów. W dalszej kolejności wskazywano na obsługę płatności oraz umowy z klientami.
„Rośnie potrzeba usprawniania i właściwego zabezpieczania procesów obiegu. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają składanie podpisów elektronicznych przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych takich jak smartfon, czy tablet. Do tego stopnia usprawnia to istniejące systemy obiegu dokumentów, że ich użytkownicy nie wyobrażają sobie powrotu do wcześniejszych rozwiązań. Patrząc na perspektywę dalszej cyfryzacji rynku i naszego społeczeństwa, jesteśmy przekonani, że podpis elektroniczny będzie kluczowym elementem ekosystemów obiegu dokumentów”. – powiedział Tomasz Litarowicz, Dyrektor Pionu Usług Bezpieczeństwa i Zaufania w Asseco Data Systems.
40% badanych firm nie planuje w perspektywie najbliższych dwóch lat wdrożeń innowacyjnych rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego. Spośród tych firm część (43%) zadeklarowała, że już stosuje rozwiązania pozwalające na elektroniczne podpisywanie dokumentów. Pozostałe 57% czyli 22,8% całej badanej populacji nie stosuje i nie zamierza wdrażać takich rozwiązań w najbliższym czasie.