Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
Rozmowa z Hanną Łączyńską, Dyrektor Centrum Zarządzania Gotówką w PKO Banku Polskim, która opowiada o kulisach innowacyjnego w skali kraju wdrożenia systemu zarządzania obrotem gotówki – Asseco Advanced Cash Management (Asseco ACM).
Pani Dyrektor, co specyficznego jest w działalności PKO Banku Polskiego w kontekście obrotu gotówką?
Przede wszystkim mamy niezwykle dużą skalę oraz różnorodność działania. Dotyczy to zarówno rodzajów punktów, za pośrednictwem których odbywa się obrót gotówkowy, czyli m.in. oddziałów, bankomatów, wpłatomatów, wrzutni i centrów gotówkowych, jak i ich liczby oraz wielkości obrotu. Sztuka polega na tym, aby przy tej skali i różnorodności zapewnić najbardziej racjonalny ruch pieniądza. Gotówka nie lubi bezczynności. I to „nie lubi” ma niewątpliwie wymiar kosztowy.
Jakie wyzwania biznesowe i technologiczne stały przed Państwem przed wdrożeniem systemu Asseco ACM?
Podstawowym wyzwaniem biznesowym było usprawnienie procesu zarządzania gotówką w oparciu o zdefiniowane parametry, zarówno te o wymiarze finansowym, jak i jakościowym. Wyzwania technologiczne związane były z oczekiwaniem zintegrowania danych gromadzonych w różnych systemach i aplikacjach wspomagających proces obrotu gotówkowego, we wspomnianej już skali i różnorodności. Próby racjonalnego zarządzania gotówką, opierające się na wnioskowaniu w oparciu o analizę danych rozproszonych w systemach były przede wszystkim bardzo pracochłonne. Jednocześnie szukaliśmy odpowiedzi na pytanie o efekty jakie w oparciu o te zagregowane dane możemy osiągać i o miarę oceny skuteczności wdrożonego rozwiązania.
Jakie funkcjonalności Asseco ACM są z Pani punktu widzenia najważniejsze?
Najistotniejszym elementem jest moduł predykcji – prognoza dla każdego punktu gotówkowego wartości i terminu zasilenia w gotówkę lub odprowadzenia jej nadmiaru. Ostateczną decyzję pozostawiliśmy pracownikowi banku, który może prognozę „przełamać”. Drugim nie mniej ważnym elementem jest to, że mogliśmy zautomatyzować procesy związane z przepływem danych. Skoro w systemie mamy już informacje o tym kiedy, gdzie i w jakiej wysokości zaprognozowane i finalnie zaplanowane zostało określone działanie, to nic nie stoi na przeszkodzie, by trafiały one automatycznie do systemu księgowego, a także – w formie zlecenia – do firmy transportującej.
Co uległo poprawie po zakończeniu projektu? Jakie wymierne korzyści osiągnięto?
Widzimy korzyści w różnych aspektach. Wykorzystanie algorytmu aplikacji pozwala na obniżenie kosztów mrożenia gotówki o około 40% i liczbę interwencji o ponad 25% przy jednoczesnym zachowaniu płynności oddziałów oraz utrzymaniu wyznaczonych limitów bezpieczeństwa. Nastąpiła standaryzacja i zwiększenie bezpieczeństwa sposobu zamawiania zapotrzebowania na gotówkę. Poprawa efektywności i zmniejszenie pracochłonności czynności związanych z planowaniem zasileń i zamawianiem transportów wartości to efekt automatyzacji i ujednolicenia procesu w skali Banku. Widzimy na tyle duże korzyści płynące z tego przedsięwzięcia, że inwestujemy w kolejne kroki i rozwijamy system. Mamy solidne argumenty, by móc uzyskiwać akceptację dla dalszych działań.
Jakie jest przełożenie IT na biznes i jak mogłaby Pani określić rolę systemu w skutecznym zarządzaniu gotówką?
Technologia ma moc zastępowania pracochłonnych czynności zautomatyzowanymi narzędziami, które są prostsze w warstwie użytkowej, a jednocześnie mają „rozszerzalne” możliwości. Dzięki temu pozostaje nam więcej czasu na tworzenie np. nowych usprawnień. Z mojego punktu widzenia istotną funkcją systemu jest zwłaszcza moduł raportowania zapewniający dostępność i szybkość pozyskiwania danych, także tych, z których standardowo nie korzystam. Nie czuję się zaskakiwana, a to daje ogromny komfort pracy.
Co było wyjątkowego w tym projekcie, zarówno z punktu widzenia całej organizacji oraz Pani, jako osoby bezpośrednio zaangażowanej w całe przedsięwzięcie?
Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę, że mówimy o pionierskim wdrożeniu w skali całego sektora bankowego w Polsce. O naszym sukcesie stanowi to, że potrafiliśmy do jego realizacji zaangażować właściwych ludzi, którzy dysponują nie tylko wiedzą, ale również pasją. Dzięki temu udało nam się skutecznie pogodzić oczekiwania, wymogi, priorytety i możliwości dwóch światów: wykonawcy i zamawiającego. Dzięki zaangażowaniu i skupieniu wokół wspólnego celu pracowników z różnych departamentów banku to, co zobaczyliśmy w testach i co stanowiło zachęcający początek, z sukcesem zafunkcjonowało w środowisku produkcyjnym.
Magazyn Finansowy Bank 9/2015