W odpowiedzi na liczne postulaty przedsiębiorców i księgowych, które związane są z pandemicznymi obostrzeniami, Ministerstwo Finansów przedłużyło terminy sporządzania sprawozdań finansowych za rok obrotowy 2020 – o 3 miesiące dla sektora prywatnego oraz organizacji non-profit oraz o miesiąc dla sektora publicznego.
Sprawozdanie finansowe za 2020 r. należy sporządzić i podpisać, w przypadku:
- jednostek sektora prywatnego (m.in. spółek handlowych) oraz organizacji non-profit– do 30 czerwca 2021 r.
- jednostek sektora finansów publicznych – do 30 kwietnia 2021 r.
Sprawozdania finansowe można składać do KRS tylko w wersji cyfrowej opatrzonej podpisem elektronicznym. Obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek handlowych. Wymóg złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem dotyczy członków zarządu oraz osoby, która prowadzi księgi rachunkowe.
Obowiązek wszystkich spółek
Co do zasady, obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru mają przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS. Obecnie w KRS znajduje się informacja o prawie 800 tys. zarejestrowanych podmiotów, z tego 72% stawią podmioty aktywne. Co roku KRS rejestruje prawie 50 tys. nowych spółek, w 2020 roku było to ponad 47 tys., czyli o 1,8% mniej niż w roku poprzednim. Biorąc jednak pod uwagę sytuację związaną z pandemią, należy uznać ten wynik za bardzo dobry. Pod względem formy prawnej w 2020 r. najwięcej zarejestrowano spółek z o.o. (85%), spółek komandytowych (9%) oraz spółek jawnych (2%).
Sprawozdanie wyłącznie elektronicznie z e-podpisem
Sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące mu dokumenty sporządza się oraz składa do KRS wyłącznie w wersji cyfrowej, a dokumenty finansowe muszą być podpisane elektronicznie – tym celu można m.in. skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Osobami, które podpisują się na sprawozdaniu są:
– kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu oraz,
– osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zazwyczaj główny księgowy lub biuro rachunkowe).
Sprawozdanie finansowe sporządza się po polsku i w polskiej walucie. Zawiera ono następujące elementy: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe, czyli m.in. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego. E-sprawozdanie finansowe należy zapisać w określonej strukturze oraz formacie. Powinno być ono wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie wcześniej wymienione elementy sprawozdania.
Od 1 lipca 2021 r. pełna informatyzacja KRS
W przypadku eKRS największe zmiany dotyczące sposobu składania dokumentów miały miejsce w 2018 roku, kiedy wszedł obowiązek składania ich w wersji cyfrowej opatrzonych podpisem elektronicznym przez jednego z członków zarządu (kierownika jednostki). Z kolei w 2019 roku sprawozdania były już sporządzane wyłącznie w wersji cyfrowej i podpisywane elektronicznie przez wszystkich członków zarządu, czego skutkiem był duży wzrost zainteresowania podpisem kwalifikowanym. W planach Ministerstwa Sprawiedliwości jest wprowadzenie obowiązku składania wniosków oraz dokonywania wpisu czy wykreślenia z KRS wyłącznie w formie elektronicznej. Czynności te będą wymagały posłużenia się podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym albo skorzystania z usług profesjonalnego pełnomocnika. Pierwotny termin wprowadzenia zmian był planowany na 1 marca 2021 r. jednak prawdopodobnie zostanie przesunięty na 1 lipca 2021 r. Ustawa nowelizująca przewiduje pełną cyfryzację postępowania rejestrowego i prowadzenia akt rejestrowych spółek wpisanych do KRS, w związku z tym składanie wszystkich wniosków do KRS wraz z załącznikami będzie możliwe wyłącznie w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.
Paweł Wojtaszyk, Specjalista ds. analiz rynku, Asseco Data Systems