O podpisie elektronicznym i jego zastosowaniu w branży leasingowej opowiedział w wywiadzie dla magazynu „Flota” wiceprezes Asseco Data Systems zarządzający Obszarem Oprogramowania dla Finansów Paweł Barchwic.
Jako pierwsi w Polsce opracowaliście usługę mobilnego e-podpisu SimplySign, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, z którego można korzystać za pomocą smartfona czy tabletu bez dodatkowego urządzenia. Proszę na początek wytłumaczyć, jak można uzyskać taki podpis? Czym różni się on od „tradycyjnego” (o ile tak można powiedzieć) e-podpisu?
Zacznę od tego, czym jest podpis elektroniczny. Mówiąc najprościej – jest to szereg środków technicznych, organizacyjnych oraz prawnych, których łączne zastosowanie zapewnia autentyczność oraz prawny skutek dokumentów elektronicznych. Do niedawna elektronicznie podpisanie dokumentu wymagało użycia komputera, a także dodatkowego sprzętu w postaci tokena lub czytnika z kartą, które trzeba było mieć przy sobie. W 2017 r. Asseco Data Systems wprowadziło na rynek Simply Sign – pierwszy w Polsce mobilny podpis elektroniczny. Zarządza się nim za pomocą aplikacji mobilnej, tak więc dokumenty można podpisywać w dowolnym miejscu, korzystając z dowolnego urządzenia mającego połączenie z internetem – laptop, smartfon, tablet – i to niezależnie od systemu operacyjnego, na którym funkcjonują. Rozwiązanie dostępne jest zarówno dla klientów indywidualnych, w postaci aplikacji na urządzenia mobilne, jak i odbiorców biznesowych, pomagając w przedsiębiorstwie eliminować dokumentację papierową, czego korzyścią jest usprawnienie procesów biznesowych, ale też duża oszczędność.
Kiedy można skorzystać z tego rodzaju podpisu?
We wszystkich sytuacjach, w których wymagane jest złożenie odręcznego podpisu, można go zastąpić elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Pod względem skutków prawnych będzie on równoważny. Oświadczenie woli złożone elektronicznie i opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (czyli tzw. elektronicznego podpisu kwalifikowanego) wywołuje więc skutki prawne takie same, jak oświadczenie woli opatrzone własnoręcznym podpisem. W praktyce zrównanie podpisu elektronicznego z podpisem własnoręcznym umożliwia zdalne zawieranie wszystkich umów czy przesyłanie ważnych dokumentów drogą elektroniczną. Oznacza to, że elektronicznie można podpisać wszystkie umowy, oferty handlowe, dokumenty przetargowe, e-faktury, pełnomocnictwa, sprawozdania i inne dokumenty firmowe. Pozwala też na wygodne prowadzenie korespondencji z wszystkimi urzędami administracji publicznej – m.in. systemami ZUS-u, KRUS-u, PFRON-u, eKRS czy GIIF.
Czy taki podpis jest bezpieczny? Nie ma niebezpieczeństwa, że ktoś wykona go zamiast nas? Czy podpisany dokument można modyfikować?
Podpis elektroniczny jest znacznie bezpieczniejszy i mniej podatny na fałszerstwa niż podpis własnoręczny. Nie ma możliwości, aby go „podrobić”, gdyż jest on przyporządkowany wyłącznie do osoby, która go składa podpis. Sam podpis jest źródłem danych, które można powiązać jedynie ze stosującym go użytkownikiem oraz treścią dokumentów. Weryfikowany jest zawsze za pomocą certyfikatu wydawanego przez jeden z kwalifikowanych ośrodków certyfikacji, czyli podmiot, który wydaje podpis elektroniczny. Dodatkowym zabezpieczeniem jest powiązanie podpisu elektronicznego z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Weryfikacja podpisu elektronicznego jest możliwa przy pomocy odpowiedniej aplikacji, która pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny. Pozwala również stwierdzić, czy dane opatrzone tym podpisem nie zmieniły się po złożeniu podpisu elektronicznego.
Jedną z umów, którą można podpisać dzięki tej usłudze, jest umowa leasingu. Podkreślacie też, że kwalifikowany podpis to spora transformacja dla branży leasingu. Mógłby Pan wyjaśnić w kilku zdaniach, dlaczego? Na czym polega przełom akurat w tym sektorze?
Podpis cyfrowy jest jedną z tych innowacji technologicznych, które w rewolucyjny sposób usprawniają wszelkie procesy – zarówno wewnątrz organizacji, jak i w kontaktach z klientami. Większej efektywności działania towarzyszy przy tym bardzo wymierna oszczędność, gdyż eliminujemy dokumentację papierową, odpada koszt wysyłki i nakład pracy ludzkiej. Rozporządzenie unijne eIDAS, które weszło w życie w 2016 r., umożliwiło podpisywanie wszelkich umów, w tym umów leasingowych, za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego, ważnego w całej Unii Europejskiej. Patrząc na poszczególne elementy procesu leasingowego, e-podpis pozwala łatwo, sprawnie i bezpieczne zidentyfikować i zweryfikować strony umowy oraz zdalnie ją podpisać.
Proszę powiedzieć, jak do tej rewolucyjnej zmiany podchodzą przedsiębiorcy? Kiedy e-podpis może stać się powszechnym narzędziem w pracy?
Cyfryzacja zarówno w naszym życiu prywatnym, jak i wszelkich procesach biznesowych jest zjawiskiem, które już się dzieje i może jedynie osiągać kolejne poziomy. Widzimy, że przedsiębiorstwa dojrzewają do tego, żeby wdrażać ideę „paperless”, a z drugiej strony państwa UE dążą do jak największej cyfryzacji urzędów publicznych, co w konsekwencji zachęca do pójścia w tym kierunku. W zeszłym roku na krok w stronę zamiany dokumentacji papierowej na elektroniczną zdecydował się Santander Bank Polska, w którym Asseco Data Systems wdrożyło Platformę Usług Zaufania. Zmiany mentalnościowe widać też wśród obywateli, którzy coraz więcej spraw załatwiają w cyberprzestrzeni. Jeśli więc chodzi o wejście podpisu elektronicznego do powszechnego użytku – jest to nieuniknione. Telefony do nie tak dawna służyły nam wyłącznie do prowadzenia rozmów, dziś są przenośnymi komputerami umożliwiającymi wysyłanie e-maili, tworzenie i zapisywanie dokumentów w różnych formatach, robienie zdjęć, kręcenie filmów, nagrywanie dźwięku, prowadzenie tele- i wideokonferencji, dokonywanie płatności itd.
Jak według Pana będzie wyglądała branża leasingowa w Polsce w perspektywie pięciu lat? Cyfryzacja mocno da o sobie znać? Z jej zdobyczy będą korzystać przedsiębiorcy w całym kraju? A może potrzeba na to więcej czasu?
Przyszłość leasingu to z całą pewnością cyfryzacja i większa samoobsługa. Możemy się spodziewać, że procesy, które dotychczas wymagały bezpośredniego kontaktu, ręcznego podpisania dokumentów, coraz częściej będą miały formę komunikacji elektronicznej i zdalnej, z wykorzystaniem podpisu cyfrowego. Rynek oczekuje dziś mobilnych kanałów dostępu we wszystkich sferach życia i dotyczy to również branży leasingowej, gdzie takie narzędzia muszą się rozwijać. Warto zaznaczyć, że sektor leasingowy jest grupą, które może i powinna wyznaczać pewne trendy w rozwoju gospodarki cyfrowej. Mam tu na myśli chociażby e-fakturę ustrukturyzowaną, którą można zaimplementować na poziomie standardowego rozwiązania, które nie tylko usprawnia procesy, ale też generuje oszczędności i daje dobrą referencję dla innych segmentów. Wspólne inicjatywy z pewnością przyczynią się do szybszego rozwoju branży leasingowej, czego przykładem jest powstała w Związku Polskiego Leasingu grupa ds. digitalizacji. To może być dobry fundament do tego, aby wszyscy uczestnicy tego rynku osiągnęli podobny poziom rozwoju technologicznego. Cyfryzacja sprawia, że koszty procesów zmaleją, a sam proces przyspieszy i stanie się bardziej samoobsługowy – wszystkim nam powinno więc na tym zależeć.