Najczęściej stosowane techniki zwinne: retrospektywa
Według wydawanego cyklicznie raportu „State of Agile” z 2016 roku, retrospektywa jest jedną z czterech najczęściej praktykowanych technik zwinnych. Mianem tym określa się spotkania poświęcone udoskonalaniu organizacji pracy. W ramach Manifestu Agile wymieniono ją w dwunastu najważniejszych zasadach: „w regularnych odstępach czasu zespół analizuje możliwości poprawy swojej wydajności, a następnie dostraja i dostosowuje swoje działania do wyciągniętych wniosków” (http://agilemanifesto.org/iso/pl/principles.html).
Zgodnie ze Scrum Guide, celem retrospektywy jest inspekcja działań zespołu oraz opracowanie i wprowadzenie w życie planu usprawnień wykonywanej pracy. Obejmuje ona to, co działo się w ostatniej iteracji w zakresie ludzi, relacji, procesów oraz narzędzi. Identyfikowane i uporządkowywane jest to, co się sprawdziło oraz to, co powinno być ulepszone. Plan usprawnień powinien zostać wcielony w życie w najbliższej iteracji, co sprawi, że praca stanie się bardziej efektywna, a jednocześnie będzie dawała więcej radości.
Radość z wykonywanej pracy
W pracy z retrospektywami często pomija się tę ostatnią kwestię. Uważa się, że profesjonalistom nie wypada rozmawiać na temat radości z pracy w trakcie jej wykonywania. Mogłoby to zostać odebrane jako niecodzienne i infantylne. To ogromny błąd. Bez radości z pracy, zespół nigdy nie osiągnie takiej efektywności, na jaką go stać. Natomiast zapewnienie jej zazwyczaj kosztuje niewiele albo jest zupełnie bezkosztowe.
Najprostszym sposobem na to, by podczas retrospektywy nie zapomnieć o priorytecie jakim jest zapewnienie radości z pracy, jest sam sposób w jaki retrospektywa jest prowadzona. W doświadczonych zespołach najlepsze efekty osiąga się poprzez wykorzystanie różnorodnych ćwiczeń.
Typowe spotkanie składa się z pięciu części. W pierwszej odrywa się myśli uczestników od poprzednich zajęć. Można do tego wykorzystać pocztówki lub karty z gry Dixit. Każdy z uczestników wybiera jedną, która najlepiej przedstawia jego opinię o ostatniej iteracji. Obok niej wypisuje 3 kluczowe słowa opisujące pocztówkę, a zarazem iterację. Następnie po kolei omawia się dokonane wybory.
Krytyk filmowy
W drugiej części spotkania zbiera się dane o przebiegu prac w ostatniej iteracji. Jednym ze sposobów jest ćwiczenie nazwane „krytyk filmowy”. Każdy z uczestników wyobraża sobie, że ostatnia iteracja była filmem i pisze jego recenzję zawierającą tytuł, gatunek, temat, zarys fabuły, niespodziewane zwroty akcji, rodzaj zakończenia (oraz to, czy się go spodziewał), a także wymienia jego najważniejszy moment i przedstawia swoją rekomendację. Następnie recenzje są prezentowane, a informacje zbiera się w formie tabeli, szukając powtarzających się elementów i wyciągając wnioski. To ćwiczenie można wykonać też z zespołem rozproszonym na Skype.
Kampania wyborcza
W trzeciej części spotkania dociera się do czynników, które doprowadziły do sukcesu lub leżą u podstaw zauważonych problemów. Rozważana jest także możliwość wprowadzania alternatywnych rozwiązań. To ćwiczenie można przeprowadzić w formie „kampanii wyborczej”, w której dzieli się uczestników na 3 partie polityczne. Każda z nich opracowuje swój manifest zmian w organizacji prac zespołu, w którym opisuje co nie działa, co jest źle, co wymaga poprawy oraz to, jak powinno być – jak byłoby idealnie.
Następnie liderzy partii prezentują manifesty, pozostając w gotowości do udzielania odpowiedzi na trudne pytania ze strony innych partii. Po zakończeniu prezentacji, wspólnie planuje się kształt „lepszego świata”. Każdy postulat zapisywany jest na osobnej kartce samoprzylepnej, po czym porównuje się to, w czym partie się zgadzają, które obietnice są nierealne, a które osiągalne.
Od ćwiczeń do działania
W czwartej części retrospektywy podejmuje się decyzje dotyczące tego, które usprawnienia zostaną wdrożone w najbliższej iteracji. Opracowuje się plan ich wdrożenia i wyznacza osobę koordynującą dane usprawnienie. Najczęstszą metodą wyboru jest głosowanie, w którym każdy z uczestników ma 3 głosy. Zespoły rozproszone mogą w tej części wykorzystać niezliczone aplikacje internetowe, które wspomagają ten proces (np. http://www.scrum-toolkit.com).
W ostatniej części spotkania określa się natomiast sposób spisania i rozpropagowania wyników retrospektywy, a jednocześnie dziękuje uczestnikom za ich wkład. Ostatnią z czynności można wykonać za pomocą odręcznie wypisanych kartek. Wszystkie z nich przekazywane są prowadzącemu ze wskazaniem adresata. Ten zaś rozsyła je do odbiorców w kolejnych dniach, podczas następnej iteracji. Zespoły rozproszone mogą wykorzystać do tego jeden z bezpłatnych serwisów internetowych (np. http://www.123greetings.com/business/appreciation/).
Na zakończenie trzeba mocno podkreślić, że taki sposób prowadzenia retrospektywy nie jest uniwersalny. To, co sprawdza się w jednym zespole, nie jest idealną receptą dla innego. Być może dany zespół jest na takim etapie rozwoju, na którym jeszcze nie jest w stanie przeprowadzić spotkania w formie ćwiczeń. Nie dowie się tego jednak, dopóki nie spróbuje.
Powyższe propozycje ćwiczeń na poszczególne części retrospektywy oraz mnóstwo innych, znaleźć można m.in. w serwisach:
• Retromat: https://plans-for-retrospectives.com
• Fun retrospectives: http://www.funretrospectives.com/
Autor: Sebastian Niewolik, Architekt Systemowy, Asseco Poland