Terminowość, jakość czy zmienność środowiska regulacyjnego – to tylko niektóre wyzwania, jakie stoją, przed spółkami oraz grupami kapitałowymi w zakresie raportowania finansowego, niezależnie od sektora, w jakim działają. Co w takim razie zrobić żeby stawić im czoła? Jak sprawnie przeprowadzić ten proces? Z jakich rozwiązań skorzystać? Na te oraz inne pytania odpowiada z Ewa Matlak, Menedżer Projektu Pionu Business Intelligence w Asseco Poland.
Jakie są największe wyzwania związane z raportowaniem finansowym?
Raportowanie finansowe jest złożonym procesem, który niesie za sobą liczne wyzwania związane m.in. z terminowością, efektywnością oraz jakością sprawozdań. Trzeba też pamiętać o dynamicznie zmieniającym się środowisku regulacyjnym, które wymaga nieustannego śledzenia zmian przepisów prawa, często nie tylko w kraju, ale również za granicą. Źródłem potencjalnych problemów może być także zmiana statusu organizacji, która jest np. następstwem jej rozwoju. Niewątpliwie największe wyzwania raportowanie finansowe stawia grupom kapitałowym, szczególnie tym, działających na międzynarodowych rynkach. Najczęściej dotyczą one braku jednolitych zasad rachunkowości i systemów finansowo-księgowych. Wśród najczęściej pojawiających się trudności należy wymienić tu także porównywalność danych, dostarczanych przez spółki zależne.
Co w takim razie firma może zrobić żeby stawić czoła tym wyzwaniom? Jak sprawnie przeprowadzić ten proces?
Sprawna organizacja procesu raportowania finansowego zależy w dużej mierze od dwóch czynników. Pierwszym z nich jest właściwe zaplanowanie poszczególnych etapów prac. Liczy się tu nie tylko jasny podział obowiązków pomiędzy uczestnikami procesu, ale także określenie dokładnych ram czasowych dla wszystkich działań. Drugim obszarem jest automatyzacja procesów, za którą odpowiadają rozwiązania IT. Tutaj ogromne znaczenie ma to, z jakiego systemu skorzystamy, ponieważ od jego sprawności i właściwego dostosowania do potrzeb organizacji zależy to jak przebiegać będzie ten proces.
Na rynku istnieje wiele narzędzi informatycznych do raportowania finansowego, ale jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy?
System IT należy dopasować do specyfiki organizacji, ponieważ inne są zapewne oczekiwania dużych banków realizujących raportowanie obowiązkowe niż przedsiębiorstw czy grup kapitałowych, których proces konsolidacji jest rozproszony geograficznie pomiędzy jednostkami. Dlatego wybierając najlepsze narzędzie należy zwrócić uwagę na możliwość elastycznego dostosowania funkcjonalności rozwiązania do skali prowadzonego biznesu. Istotna jest tu również jego modułowa budowa, pozwalająca na wykorzystanie systemu adekwatnie do potrzeb użytkownika. Przykładem takiego rozwiązania jest Asseco Reporting Platform (Asseco RP), które dzięki wysokiej skalowalności i łatwości konfiguracji, może sprostać potrzebom każdej z tych organizacji i rozwijać się razem z firmą. Oznacza to, że przy ewentualnej zmianie struktury organizacji, nie musi ona zmieniać systemu, a jedynie dobrać potrzebne moduły.
Jakie cechy powinien mieć taki system?
System IT powinien być pomocny na każdym etapie realizacji procesu raportowania. Co to oznacza? Że tak jak nasze autorskie rozwiązanie Asseco RP, wspiera przedsiębiorstwo już w początkowej fazie prac związanych z harmonogramowaniem, dba o terminowość realizacji poszczególnych działań, a co najważniejsze zapewnia sprawną komunikację uczestników procesu raportowego. Ma to bardzo duże znaczenie w przypadku organizacji rozproszonych geograficznie, które za pośrednictwem aplikacji mogą prowadzić dialog, a cała historia komunikacji jest zachowana w systemie. Porządkuje także gromadzenie i przetwarzanie danych finansowych, dzięki czemu wszystkie dokumenty oraz informacje o procesie raportowym zlokalizowane są w jednym miejscu. Dostęp do nich odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, dzięki czemu użytkownik może z nich korzystać w każdym miejscu i czasie.
Nowoczesne rozwiązania IT, takie jak Asseco RP, usprawniają także pozyskanie danych z systemów źródłowych i zapewniają wsparcie w procesie ich przekształcenia do pożądanego układu wynikowego. Znacznie przyspieszają proces raportowania i pozwalają na poprawę jakości sprawozdania, zapewniają łatwość analizy i audytu danych oraz możliwość weryfikacji na różnych poziomach granulacji informacji. Umożliwiają także prezentację wyników w formie wymaganej przez odbiorcę sprawozdań, a co kluczowe – pozwalają na minimalizację ryzyka związanego z wystąpieniem ewentualnych błędów.
Wspomniała Pani o zmiennym środowisku regulacyjnym. Jest to jedno z wyzwań, którym chyba najtrudniej sprostać?
To czy dostosowanie się do zmieniającego otoczenia regulacyjnego stanie się dla organizacji problemem zależy w dużej mierze od rozwiązań, z jakich korzysta. Dlaczego? Ponieważ tak samo ważne jak narzędzie, jakim dysponujemy jest również jakość oprogramowania, które zapewnia nam dostawca. Powinno ono rozwijać aplikację nie tylko zgodnie z kierunkiem zmian prawnych, ale także wszystkich obszarów związanych z działalnością klienta, które odbijają się na konieczności wprowadzenia modyfikacji. Jeżeli posiadamy rozwiązanie IT, które nie jest na bieżąco odświeżane to stanie się on systemem nieaktualnym, nieprzydatnym i niestety bezużytecznym. Dlatego kluczowa jest tu sumienność dostawcy, który zapewni nam ciągłość pracy systemu.
Czy wybór sprawdzonego dostawcy oznacza, że przedsiębiorstwo nie musi się niczym martwić?
Dokładnie tak, bo na tym właśnie polega kompleksowość rozwiązań. Z systemów Asseco dedykowanych sprawozdawczości finansowej korzystają banki, grupy kapitałowe i przedsiębiorstwa. Są to podmioty, które różnią się pod względem skali, rodzaju czy zasięgu prowadzanej działalności, Każdy z nich musi spełnić innego rodzaju wymogi regulacyjne, ale to naszą rolą, jako dostawcy jest ciągła weryfikacja zmian w tym zakresie. To my podążamy za tym, co się dzieje w obszarach działalności naszych klientów i stale monitorujemy otoczenie regulatora. Zazwyczaj wcześniej niż klient wiemy, czego dotyczyć będą zmiany oraz jaki będzie ich zakres. Przygotowujemy również wkłady zgodne z nowymi wymogami i dostarczamy organizacji gotowe rozwiązanie. Nie ma tu znaczenia, w jakich krajach prowadzi on swoją działalność. Nasz klient jest zawsze do tego przygotowany.
Dotyczy to także funkcjonalności systemu. Nie jesteśmy dostawcą, który jedynie udostępnia narzędzie. Rozwijając Asseco RP korzystamy ze wsparcia firmy doradczej Gartner, która pomaga nam zweryfikować oczekiwania rynku, ale jednocześnie rozmawiamy z klientem, identyfikujemy jego potrzeby i wychodzimy im naprzeciw. Dlatego kolejnym krokiem rozwoju Asseco Reporting Platform będzie jego integracja z Microsoft Word. Jest to duże ułatwienie dla użytkownika, ponieważ eliminuje sytuację, w której każda zmiana danych w systemie wymaga nanoszenia korekt w finalnym dokumencie. Dzięki nowej funkcjonalności będzie się to odbywać automatycznie.
Wiele firm w dalszym ciągu korzysta arkuszy kalkulacyjnych. Czy konieczne są więc inwestycje w bardziej zaawansowane systemy informatyczne? Czy firmy nie poradzą sobie bazując jedynie na prostszych narzędziach?
Oczywiście jest taka możliwość, ale sprawdzi się ona tylko w przypadku małych podmiotów. Excel jest potrzebny w procesie raportowania finansowego i nasz system z nim współgra, natomiast bazowanie jedynie na arkuszach kalkulacyjnych w przypadku dużej organizacji, grup kapitałowych czy instytucji finansowych nie jest najlepszym rozwiązaniem. Przyczyn jest kilka. Po pierwsze brak wsparcia wyspecjalizowanych systemów IT niesie za sobą ryzyka związane z utratą danych lub błędami spowodowanymi przez użytkownika. Nasz system eliminuje takie zjawisko, ponieważ wyklucza możliwość wczytania błędnego pliku.
Kolejnym minusem arkuszy kalkulacyjnych jest również automatyczne zaokrąglanie kwot, które często powodują niezgodności. Jest to szczególnie uciążliwe dla banków przy raportowaniach sumujących. Różnice te Narodowy Bank Polski traktuje jako błąd, w wyniku czego pracownicy banków muszą ponownie weryfikować dokumenty i szukać miejsc, które zaokrąglił program. A trzeba mieć świadomość , że jest to ogromna ilość danych – w przypadku banku może być to nawet ok 180 raportów. Nasz system eliminuje ten problem. Posiada on mechanizm rozrzucania błędów zaokrągleń, który to weryfikuje i dba o zgodność wyliczeń. Jeżeli nawet dokona korekty precyzyjnie wskazuje użytkownikowi te miejsca, dzięki czemu są one łatwe do weryfikacji.
Jednak wiele firm obawia się wdrożenia nowych narzędzi do raportowania finansowego. W jaki więc sposób powinna się do tego przygotować?
System IT, który ma poprawić działanie przedsiębiorstwa musi być dokładnie przemyślany, dlatego decydując się na nowe rozwiązanie organizacja powinna jasno określić swoje wymagania i na tych elementach się skupić. Konieczna jest również weryfikacja istniejących procedur, ponieważ dzięki temu będzie można doprecyzować zakres planowanych zmian i przygotować się do nich pod względem organizacyjnym. Projekt implementacji systemu należy realizować nie tylko przy współpracy z działem IT, ale przede wszystkim z zespołem zajmujący się w firmie raportowaniem finansowym, ponieważ to on będzie docelowo korzystał z rozwiązania. Przygotowanie personelu do zmian ma tu kluczowe znaczenie, dlatego należy zapewnić mu odpowiednie szkolenie, które pozwoli na sprawną obsługę systemu. Jednak na samym początku, kiedy firma podejmie już decyzję o zakupie oprogramowania do raportowania finansowego, warto znaleźć doświadczonego i kompetentnego dostawcę, który zapewni wsparcie na każdym etapie wdrożenia nowego narzędzia.
Więcej informacji na stronie: rp.asseco.com