Tradycyjna obsługa biznesu jeszcze przez chwilę będzie akceptowana w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Ten stan nie potrwa jednak długo, co oznacza, że bez systemów i narzędzi automatyzujących procesy, firmy nie dostarczą wartości pożądanej przez klienta. Zwinne reagowanie na zmiany rynkowe stanowi bowiem kluczowy element modeli biznesowych. Przykładem takiego usprawniania procesów jest elektroniczny obieg dokumentów, którego wykorzystanie deklaruje obecnie 10 proc. firm z sektora MŚP, jednak w ciągu kolejnych 3 lat rozwiązanie to planuje wdrożyć aż 66 proc. przedsiębiorców*.
Okres 3 lat jest przez te firmy uznawany za termin maksymalny, gdyż aż 1/3 z nich zamierza przejść z dokumentacji papierowej na elektroniczną w ciągu najbliższego roku.
W naszej firmie stosujemy tzw. zasadę paperless i obieg dokumentacji odbywa się „w sieci”. Tam, gdzie to możliwe rezygnujemy z papieru. Dotyczy to dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych np. jeśli pracownik ma określoną potrzebę, to wnioski do przełożonego, działu HR czy administracji kieruje w formie elektronicznej. Korzystamy z naszego systemu, który obsługuje tego typu procesy. To bardzo dobry obszar do automatyzacji i optymalizacji w firmach średnich i małych z uwagi na ogromną oszczędność czasu oraz papieru. Równolegle dbając o wizerunek w oczach klientów, firmy muszą automatyzować procesy obsługi – powiedziała Magdalena Wilk, Dyrektor Działu Handlowego, Asseco Data Systems.
Kolejnym narzędziem umożliwiającym firmom dynamiczne reagowanie na zmiany rynkowe są rozwiązania chmurowe. Mali i średni przedsiębiorcy mają coraz większą świadomość korzyści, jakie płyną z tego modelu i już 79 proc. z niego korzysta, a kolejne 71 proc. dostrzega jego potencjał do rozwoju w kolejnych latach*.
Idąc tropem trendu, który w najbliższych latach będzie zdobywał coraz większą sławę, czyli wynajmowania, używania, a nie posiadania, jeszcze więcej zyska outsourcing infrastruktury i rozwiązań chmurowych. To już widać m.in. w segmencie MŚP. Tu z jednej strony chodzi o koszty, bo korzystając z zewnętrznej infrastruktury mamy dostęp do nowych technologii, oszczędzamy m.in. na obsłudze, nie musimy inwestować w sprzęt, który pozwoli nam utrzymać systemy, które to mają określone wymagania, Outsourcingujemy także pracę ludzką, z drugiej to szybkość reakcji na skalujący się biznes. Korzystając z gotowych rozwiązań firm zewnętrznych takich jak nasza, w każdym momencie możemy poprosić o wyższy pakiet, więcej miejsca, szerszą infrastrukturę. W ten sposób, w krótkim czasie, zyskujemy dużo wyższą wydajność i wydolność systemów, które pozwolą na przetwarzanie większych ilości danych. To oznacza maksymalne skrócenie czasu i procesów potrzebnych do obsłużenia dużej liczby klientów, a w konsekwencji bardziej dynamiczny rozwój biznesu – podsumowała Magdalena Wilk.
* Cyfrowa rewolucja na rynku leasingu pod lupą. 30 trendów, które zmienią obraz MŚP w Polsce, Raport EFL, 2021.