Jak zminimalizować lub wyeliminować papierowy obieg dokumentów? Jak, dzięki cyfryzacji, optymalizować wewnętrzne i zewnętrzne procesy biznesowe? Odpowiedzi, m.in. na te pytania mogli poznać uczestnicy
e-konferencji „Cyfryzacja wybranych sektorów gospodarki”, zorganizowanej 28 kwietnia przez Asseco. Wydarzenie było pierwszym z cyklu spotkań on-line i dotyczyło obszaru leasingu oraz ubezpieczeń.
Niezależnie od branży podstawę biznesu stanowi papierowy obieg dokumentów, który jest powszechny zarówno w procesach wewnętrznych, jak i w relacjach z klientami czy podwykonawcami. Rozwój pandemii koronawirusa sprawił, że firmy stanęły przed koniecznością bardziej innowacyjnego spojrzenia na biznes i na zachodzące
w nim procesy.
Prelegenci e-konferencji „Cyfryzacja wybranych sektorów gospodarki”, reprezentujący branżę ubezpieczeniową oraz leasingową, podzielili się z uczestnikami swoimi doświadczeniami zdobytymi podczas wdrożeń procesów paperless w swoich przedsiębiorstwach. Zgodnie stwierdzili, że podejście paperless docelowo rozwiązuje szereg problemów, z jakimi współczesne firmy się borykają, np. wysokie koszty wewnętrzne, koszty obsługi, konieczność magazynowania dokumentów.
Forma elektroniczna musi być wpisana w pewien ekosystem związany z realizacją procesów biznesowych, obsługi klienta, zawierania umów. To nie jest tak, że sam podpis elektroniczny tworzy biznes, on pieczętuje ten biznes i wpisuje się w nasze procesy, w związku z czym
z oczywistych względów musimy mieć pomysł na cały paperless – w jaki sposób przeprowadzić poszczególne elementy związane z pozyskaniem klienta, obsługą, zawarciem umowy, archiwizacją i w to wpleść podpis elektroniczny – powiedział Mariusz Włodarczyk, Dyrektor Zarządzający, Santander Leasing.
Na konieczność świadomego podejścia do analizy procesów biznesowych, co pozwoli na ich realną optymalizację, zwrócił także uwagę Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych, Asseco Data Systems.
Istotą rzeczy jest zaadresowanie odpowiednich form autoryzacji do określonych wymogów prawnych lub biznesowych. Nie możemy scyfryzować procesów w formie papierowej, przenosząc je 1:1. Musimy zacząć od podstaw, czyli zmienić mentalność i procesy. Narzędzia powinny być używane dopiero na końcu i stanowić jedynie uzupełnienie – stwierdził ekspert Asseco.
Kolejną istotną kwestią w procesie cyfryzacji firmy jest uświadomienie pracownikom, jakie pozytywne efekty przyniosą te zmiany. Przede wszystkim warto budować i wskazywać korzyści, które wpłyną nie tylko na obsługę klienta, ale również wyraźnie poprawią jakość i wydajność pracy.
Trzeba podkreślić, że konieczna jest ogromna zmiana mentalna. Przełożenie obecnych procesów na procesy cyfrowe wymaga wielu zmian wewnątrz organizacji. Musimy myśleć od początku o celu i korzyściach biznesowych, jak również o bezpieczeństwie danych naszych klientów. Wyzwaniem, jakie widzimy przy wdrażaniu rozwiązań paperless , jest to,
że powinniśmy szukać dodatkowych wartości, aby klienci, którzy korzystają z tych zmian widzieli wymierną korzyść. Aby procesy te były bardziej skuteczne, należy je łączyć. Tylko synergia może doprowadzić do faktycznych korzyści dla obydwu stron – klienta i nas jako organizacji. Takie procesy są oczekiwane – powiedziała Agnieszka Jeż, Dyrektor Operacyjna mojePZU, Powszechny Zakład Ubezpieczeń.
W trakcie spotkania odbyło się wiele dyskusji, w których wskazywano kolejne obszary, wymagające działań. Zarówno wśród ekspertów, jak i uczestników aktywnych na czacie, często podejmowano kwestię potrzeby edukacji oraz zmiany mentalności w kontekście cyfryzacji biznesu zarówno w kontaktach B2B, jak i B2C.
W zakresie technologii, w zakresie narzędzi, podstawowa wiedza powinna być na poziomie szkoły średniej. Powinniśmy mieć minimalną wiedzę. Doskonale wiemy do czego służy pieczątka, prawo jazdy, do czego służy dowód tożsamości, natomiast w świecie wirtualnym nie rozróżniamy tych pojęć, a idąc dalej: barierą nie jest ani technologia ani prawo, jest nią tylko wyłącznie zmiana myślenia oraz konieczność przeprocesowania procesów biznesowych – podsumował dr hab. prof. UO Dariusz Szostek, Partner Szostek_Bar
i Partnerzy Kancelaria Prawna.
Eksperci podkreślili także, że zarówno dostawcy i jak odbiorcy narzędzi informatycznych, które mogą być stosowane w procesach zdalnej obsługi klienta, wciąż liczą na zmiany legislacyjne, ułatwiające
i upowszechniające ich zastosowanie.
Taka sama forma pisemna pod rygorem nieważności obowiązuje dla leasingu czegoś, co kosztuje kilka lub kilkanaście tysięcy złotych, jak i dla leasingu czegoś, co kosztuje miliony złotych. Moim zdaniem do leasingu nie zawsze jest potrzebna forma pisemna pod rygorem nieważności, bo uważam, że trzeba opracować takie procesy biznesowe, aby obydwie strony tej transakcji czuły się dobrze, ale z drugiej strony powinniśmy w ramach leasingu mieć rozwiązania, które uwzględnią również charakter i rodzaj transakcji – powiedział Mariusz Włodarczyk
Podsumowując spotkanie prelegenci wskazali, że nie bez znaczenia jest aktualna sytuacja, która w ciągu kilku tygodni zmieniła i na stałe wpłynie na postrzeganie systemów biznesowych. Spowodowała ona wśród wielu organizacji znaczny wzrost zainteresowania zarówno wdrażaniem procesów paperless, jak i samym podpisem elektronicznym. Dostrzeżone zostały możliwości, które wcześniej nie były doceniane. Większa świadomość procesów cyfrowych i technologicznych pozwoli klientom sprawnie funkcjonować w życiu codziennym, a firmom prowadzić biznes.
Nagranie z e-konferencji: https://www.youtube.com/watch?v=rJF-weP1ek4&feature=youtu.be