Redakcja Asseco News
e-mail: [email protected]
Komunikacja w zespołach IT to kluczowy element, który decyduje o efektywności, wspiera motywację pracowników, a także ma wpływ na indywidualną i zespołową skuteczność. O tym jak dbać o komunikację w zespole IT, o czym pamiętać, a czego unikać dyskutuje się od lat, nie tylko w czasie pandemii. W metodykach zarządzania projektami, a szczególnie w tych zwinnych, temat komunikacji zajmuje bardzo ważne miejsce, nie mniej ważne niż zarządzanie budżetem czy ryzykiem. W branży IT od dawna mamy do czynienia z rozproszonymi zespołami i prawie od zawsze z pracą zdalną. Do tego specjaliści IT biorą udział w kilku projektach równolegle i mają kontakt z ciągle zmieniającymi się zespołami, zarządzanymi przez różnych project managerów. Przy tej specyfice pracy komunikacja odgrywa kluczową rolę.
Znaczenie komunikacji w zespołach rozproszonych
W Asseco pracujemy w kilkunastu lokalizacjach w Polsce, dlatego komunikacja zdalna, czyli przy pomocy wideorozmów i czatów była u nas standardem długo przed pandemią. Od dawna mieliśmy też pracowników współpracujących z nami na podstawie umów o telepracę. Takie uwarunkowania niemal wymuszają na nas koncentrację na budowaniu sprawnej komunikacji w zespołach. Dlatego przejście na stuprocentową pracę zdalną w momencie wybuchu pandemii było dla nas zdecydowanie łatwiejsze niż dla innych branż. Nie oznacza to jednak, że nie mierzyliśmy się z wyzwaniami, zarówno po stronie efektywności jak i dobrostanu naszych pracowników. Dla nas też była to zupełnie nowa rzeczywistość, bo nagle z kilkunastu lokalizacji zrobiło się ich blisko trzy tysiące, gdy każdy pracownik zaczął pracować z domu.
Hybryda czyli coś więcej niż praca zdalna
Praca hybrydowa czyli łączenie pracy z dowolnego miejsca (domu, kawiarni czy przestrzeni coworkingowej) z pracą w biurze to kolejny etap, znaczenie bardziej wymagający niż wyłącznie praca zdalna. To nowe wyzwanie, przed którym stoi cały rynek. W Asseco pracujemy w tym modelu od listopada tego roku. Jesteśmy na początku drogi, ale mamy poczucie, że to dobry kierunek.
Praca hybrydowa umożliwia pracownikom funkcjonowanie w modelu work-life integration, czyli pozwala łączyć pracę zawodową z życiem prywatnym, co zwiększa efektywność i satysfakcję. Firmom daje szansę na rozszerzanie puli talentów, gdyż miejsce zamieszkania pracownika nie stanowi już bariery w rekrutacji. W tym modelu zdecydowanie łatwiej jest również budować międzykulturowe zespoły, które dzięki swojej różnorodności mogą być bardziej kreatywne i skuteczne. Kluczowe dziś jest wdrożenie nowych standardów pracy i komunikacji, tak aby zespoły pracowały efektywnie przy jednoczesnym utrzymaniu dobrostanu pracowników. Aby komunikacja w takich warunkach była skuteczna, musi być zbudowana wokół pracy zdalnej, tak aby utrzymać jednakowy przepływ informacji i równy dla wszystkich dostęp do niej. Projektowanie komunikacji w zespołach hybrydowych musi uwzględniać jednakowe traktowanie każdego ich członka, czyli tego, który pracuje z biura i poza nim.
Nowa rola przywództwa w pracy hybrydowej
Praca hybrydowa wymaga również redefinicji zarządzania i zmiany dotychczasowego sposobu myślenia. Punktem wyjścia do efektywnej współpracy jest zaufanie. Lider przyszłości, który ma być skuteczny w tym modelu, poza budowaniem zaufania, powinien skupiać się na transparentnej komunikacji, relacje w zespole opierać na szczerości i empatii i jednocześnie wyznaczać oraz rozliczać cele bez nadmiernego mikrozarządzania. Dla wielu menedżerów to wyzwanie i często potrzebują wsparcia w zdobywaniu nowych kompetencji, poznawaniu nowych narzędzi i metod jak w tych warunkach zarządzać zespołem. Dlatego warto zainwestować w rozwój menedżerów, gdyż bez tego praca hybrydowa nie będzie efektywna. To jak lider działa, jak się komunikuje i jakie standardy współpracy wprowadza w zespole, decyduje o efektywności całego zespołu i wpływa bezpośrednio na wyniki organizacji.
Nowe standardy komunikacji
Aby praca zespołów hybrydowych była efektywna, komunikacja nie może być tylko i wyłącznie synchroniczna, czyli odbywać się w czasie rzeczywistym. Część codziennej komunikacji powinna odbywać się asynchronicznie, szczególnie wtedy, kiedy odpowiedź, reakcja nie jest wymagana natychmiast.
Ważne jest, aby w całej firmie lub danym zespole pracującym hybrydowo wdrożyć jasne zasady komunikacji czyli np. konkretny czas na odpowiedź na maila czy wiadomość na czacie, a także wprowadzić tzw. okna dostępności, czas, w którym pracownik jest dostępny dla przełożonego i współpracowników. Bardzo pomocne będzie opracowanie zasad efektywnych spotkań (cel, agenda, czas, dobór uczestników, podsumowanie). Duża ilość spotkań nie wpływa korzystnie na efektywność, stąd warto przed zwołaniem spotkania zastanowić się czy na pewno jest potrzebne, czy nie da się załatwić sprawy w inny sposób, np. wysyłając maila.
Zmiana standardów komunikacji to duży wysiłek dla organizacji i każdego pracownika, ale zdecydowanie warto go ponieść, jeżeli chce się wspierać efektywność pracy hybrydowej.
Komunikacja w zwinnych metodykach pracy
Komunikacja odgrywa szczególną rolę w zespołach pracujących w zwinnych metodykach, gdzie dominuje interakcyjny styl pracy. W Asseco realizujemy projekty z wykorzystaniem Agile, mamy stanowiska Scrum Masterów i Agile Coachów. W zespołach tego typu komunikacja odgrywa kluczową rolę i bez wątpienia wpływa na efektywność współpracy i osiągane przez zespół rezultaty. Praktyki komunikacyjne zwinnych zespołów np. codzienne krótkie spotkania zespołu tzw. daily czy tablice kanban warto wykorzystywać w całej organizacji, tak aby usprawniać przepływ informacji. Nie trzeba prowadzić projektu formalnie w metodyce Agile, aby praktykować ten sposób myślenia, m.in. w obszarze komunikacji.
Budowanie tożsamości zespołów
Warto pamiętać, że komunikacja poza wpływem na efektywność zespołów ma też ogromną rolę w budowaniu kultury organizacyjnej i integracji ludzi wokół wspólnych wartości. W pracy hybrydowej to duże wyzwanie szczególnie dla osób, które zawsze zarządzały zespołem na miejscu. Warto obserwować tych, którzy mają wieloletnie doświadczenia i wiele sukcesów w tym zakresie, inspirować się przykładami z rynku i dostosowywać rozwiązania do specyfiki własnej organizacji oraz potrzeb pracowników.
Wsparcie technologii
W tych wszystkich wyzwaniach na szczęście wspiera nas technologia. Wdrożenie i optymalne wykorzystywanie narzędzi wspierających współpracę i komunikację w modelu hybrydowych jest niezbędnym elementem efektywnej pracy. Wideo rozmowy, czaty, wirtualne tablice, praca na wspólnych plikach, firmowe/projektowe wiki czy narzędzia do zarządzania projektami funkcjonują w Asseco od lat. Pandemia nauczyła nas lepiej korzystać z technologii i szukać nowych rozwiązań optymalizujących pracę zespołów. Ważne jest, aby na bieżąco aktualizować swoją wiedzę w tym zakresie i stale podnosić kompetencje pracowników.
Justyna Sawicka vel Sawczenko, Kierownik ds. rekrutacji i komunikacji w Asseco Poland