Pandemia koronawirusa spowodowała duże utrudnienia w firmach, których działy backoffice nie korzystały do tej pory z elektronicznego systemu obiegu dokumentów czy elektronicznych teczek pracowniczych. Nagle zderzyły się one z problemem, jakim było przejście na zdalny tryb pracy. Powodem, dla którego do tej pory nie zdecydowały się na digitalizację, było często przeświadczenie, że w obszarze backoffice nie jest to możliwe. Argumentami przeciwko rozwiązaniom paperless były według nich, m.in. niesprzyjające podstawy prawne, brak odpowiedniej technologii, wykluczenie cyfrowe części społeczeństwa oraz koszty takich rozwiązań.
Backoffice nie powinien być obszarem oderwanym od cyfryzacji firmy, lecz stanowić element, który wpasowuje się w ten proces – powiedział Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektowej, Asseco Data Systems. Oczywiście jest to złożone, etapowe działanie, które należy odpowiednio zaplanować. Kadra zarządzająca powinna mieć świadomość, że jest to inwestycja, rozłożona w czasie i że przychody przewyższą koszty, jednak nastąpi to w perspektywie 2-3 lat. Jeżeli natomiast jest oczekiwanie, że zwróci się ona np. w ciągu jednego kwartału, to dostawca ma trudność skutecznego argumentowania. Warto w takiej sytuacji znaleźć ambasadorów wewnątrz firmy, którzy reprezentują różne działy, np. obsługę klienta i HR. Wspólnie mogą oni przekonać decydentów do inwestycji w cyfryzację – dodał.
Z tym podejściem zgodziła się Magdalena Jamroziak, HR Manager w Dachser, która stwierdziła, że istotne jest budowanie świadomości tego, jak ważna jest digitalizacja.
To powinna być wspólna inicjatywa, HR nie zrobi tego oddzielnie. Musimy działać razem i objąć digitalizacją i cyfryzacją wszystkie obszary, bo HR je wszystkie przenika. Cyfryzacja to duży, kompleksowy projekt, który nie powinien ograniczać się np. tylko do digitalizacji akt personalnych – powiedziała Magdalena Jamroziak.
Istotną kwestią jest również sposób, w jaki rozwiązania paperless są wdrażane w organizacji. Warto spojrzeć na ten proces nie tylko z perspektywy jednego obszaru w strukturze firmy, ale całościowo.
Nie musimy od razu wchodzić w paperless w całości, te procesy mogą następować po kolei lub pojedynczo. Tylko na samym początku powinniśmy wiedzieć, że to jest swego rodzaju układanka i położenie pierwszego elementu spowoduje konieczność dokładania następnych. W rzeczywistości nie mamy wyjścia. Jeżeli chcemy być nowoczesną firmą, nowoczesnym podmiotem, konkurującym z zachodem, musimy ułożyć całą układankę – powiedział Dariusz Szostek, dr hab. prof. UO, Partner Szostek_Bar i Partnerzy Kancelaria Prawna.
Budowanie procesu to nie jest kwestia rozpisania wymagań, to jest interakcja consultingu, analizy i wejścia we wzajemne relacje. Często w procesach digitalizacji stajemy się elementem zespołów danych organizacji, żeby zbliżyć się do ich oczekiwań. Bo nie ma nic gorszego niż praca nad projektem, który na samym końcu zostanie odłożony na półkę. Ewangelizacja wokół tych zagadnień jest bardzo istotna, jak również podkreślanie aspektów formalnych i technologicznych – dodał Artur Miękina.
Z kolei Katarzyna Jaśniewicz, Product Manager w UNIT4 Poland wskazała na kluczowe korzyści, jakie niesie ze sobą digitalizacja.
Kiedy rozmawiamy z klientami i mówimy np. o elektronicznych teczkach, to pokazujemy oszczędności w bardziej złożonym aspekcie. Przedstawiamy je bowiem w kontekście SLA. Wyobraźmy sobie przesłanie umowy przez kuriera. Wiem, że jeżdżą teraz ekspresowo, natomiast na pewno nie zadziałają tak szybko jak światłowód, którym przekazywana jest ta informacja. Generuję dokument, podpisuję i udostępniam na platformie, gdzie widać, kto jest za co odpowiedzialny, co jeszcze dodatkowo motywuje działy biznesowe. Mają one poczucie, że wpływają na te procesy i im szybciej zostaną one zrealizowane, tym szybciej będą mogły, np. zatrudnić nową osobę – powiedziała Katarzyna Jaśniewicz. Takie argumenty przemawiają do szefów działów finansowych, którzy odpowiadają za budżety. Możliwość podniesienia poziomu SLA, kiedy wykonujemy określone działania w formie digital a nie analogowej, jest szczególnie interesująca dla firm o strukturze rozproszonej geograficznie – dodała.
Nagranie z e-konferencji: https://youtu.be/bXCxD7UHRi4
Zapraszamy na kolejne spotkania z cyklu „Cyfryzacja wybranych sektorów gospodarki”.